Archive for the ‘MS Pisarna’ Category

Lepljenje podatkov v že oblikovane celice

Četrtek, December 4th, 2014

Danes sem na spletišču Slo-tech zasledil vprašanje, ki je kar pogosto, pa se ga dosedaj še nisem dotaknil.

Vprašanje je, kako vnaprej formirati številke da imajo v celici nek predpisan izgled. Primer je npr. telefonska številka, za katero večinoma želimo, da je prikazana v obliki (031) 668 532, čeravno je sama številka pač 031668532.

Oblikovanje takšnega izgleda je trivialno in ga bralci mojega bloga že poznateVendar pa se pojavi problem, ko v tako oblikovano celico prekopirate podatek iz druge celice.

Kopiranje

Po privzetem Excel vedno kopira tako vsebino, kot obliko celice in v našem primeru pač prekopira tudi obliko izvorne celice in zato se oblika v celici poruši.

Moj odgovor na tovrstne zagate je vedno, da vsebino vnašajte na enem mestu, končno (pravo, lepo) obliko pa prikazujte v drugih celicah, ki se na prve samo skljucujejo. S tem lepo ločite vnos in prikaz.

Seveda pa to ne gre vedno in mnogokrat preprost želite vnašati v celice, ki jih navkljub vsemu želite imeti drugače oblikovane. V tem primeru imate dve možnosti:

  1. Vedno pazite da izberete opcijo ‘Prilepi vrednosti’ in v tem primeru pač ne morete uporabiti bljižnice CTRL+V
  2. Na bljižnico CTRL+V postavite makro, ki izvede lepljenje po vrednosti. V tem primeru je problem, ker morate makro vedno priložiti in tudi oseba, ki uporablja takšen zvezek mora dovoliti izvajanje makrov.

Makro za lepljenje vrednosti

Makro za lepljenje samo vrednosti je zelo preprost:

Sub PrilepiSamoVrednosti()
 Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, _
                        Operation:=xlNone, _
                        SkipBlanks:=False, _
                        Transpose:=False
End Sub

Vse kar je potrebno še storiti je, da temu makru določite bljižnico CTRL+V in vedno kadar boste uporabili CTRL+V (lepljenje) bo Excel poklical ta makro in prilepil samo vrednosti, ne pa tudi oblike.

Določanje bljižnice makra:

  1. Pritisnite ALT+F8 – odpre se seznam vseh markov
  2. V seznamu izberite makro ‘ PrilepiSamoVrednosti’ in pritisnite gumb Možnosti
  3. V kvadratek ob ‘CTRL+’ vpišite V

To je to.

Avtomatično številčenje v Word-u (III. del)

Torek, April 8th, 2014

V prvem in drugem delu sem pokazal kako v Wordu deluje avtomatično številčenje, v zadnjem blogu te serije, pa bom pokazal kako številčiti poljubne elemente in seveda kako v Word-u številčiti slike kot 10a, 10b.

Poljubno številčenje

Za uporabo avtomatičnega številčenja nam ni potrebno poseči po bolj ali manj skritih oknih Worda, temveč lahko polje preprosto vstavimo sami. Ko želimo nek element oštevilčiti se postavimo na trak Vstavljanje in iz opcije Hitri deli izberemo Polje…

Odpre so novo okno za vstavljanje polj:word_stevilcenje6
V oknu poiščemo polje SEQ, mu zgoraj dodamo poljubno oznako (npr. člen) in že imamo novo avtomatično številčenje. V tem primeru bi torej lahko avtomatično številčili člene v nekem pravnem dokumentu.

Obstaja pa še hitrejše vrivanje formul in to preprosto tako, da pritisnete kombinacijo CTRL + F9 in formulo vpišete.

Številčenje slik kot 10a, 10b

Pri vprašanju številčenja slik s pod-zaporedjem a, b, c moramo torej najprej rešiti problem trenutne prekinitve številčenja. Ko Word naleti na sliko, ki naj bi jo številčil s številko 11, mu moramo to prepovedati.

To lahko dosežemo z uporabo stikal polj (parametrov polj). Vsako polje v Wordu lahko namreč ima eno ali več stikal, ki natančneje določajo obnašanje polja. Polje SEQ tako recimo pozna stikala \c, \h, \n, \r in \s.

Stikalo, ki zanima nas je \c saj je to stikalo, ko Wordu zaukaže naj v tem primeru ne išče naslednje številke, temveč naj vzame trenutno številko:

Polje Rezultat
Slika { SEQ Slika }…. Slika 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 1….
Slika { SEQ Slika \c }A…. Pazi! Slika 2A….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 1….
Slika { SEQ Slika \c }B….  Pazi Slika 2B….
Graf { SEQ Graf \c }A….  Pazi! Graf 1A….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….

Z uporabo tega stikala lahko torej prvič sliko normalno številčimo in ji dodamo črko a:

Slika { SEQ Slika }a: Pregled v januarju

Naslednjič pa uporabimo stikalo \c in dodamo črko b:

Slika { SEQ Slika }b: Pregled v februarju

Ter s tem dobimo iskani rezultat! 😉

Avtomatično številčenje v Word-u (II. del)

Torek, April 8th, 2014

V prejšnjem delu smo si ogledali kako avtomatično številčiti slike v Word-u. Odprti pa sta ostali vprašanji:

  1. Kje so tu kakšna polja?
  2. Kako to sploh deluje?

Kje so tu kakšna polja?

Ko v dokument vstavimo nov napis nam Word pravzaprav vrine polje, kar je lepo in hitro vidno, če mu zaukažemo, naj nam polja prikaže.

Word seveda polja skriva in prikazuje njihov rezultat, saj je to tisto kar nas kot uporabnike zanima!

Polja razkrijete preprosto tako, da pritisnete kombinacijo ALT + F9. Z omenjeno kombinacijo polja izmenično prikazujete ~ skrivate. Če imate torej v dokumentu podnaslovljeno sliko, to izgleda takole:

word_stevilcenje3
Ko polja prikažete pa takole:

 

word_stevilcenje4S tem sem torej razložil od kot se pojavijo polja oz. zakaj takšna polja sploh osvežujemo.

Kako to sploh deluje?

Kot vidite zgoraj, Word v dokument vriva polje SEQ. Besedica SEQ izhaja oz angleščine oz. besedice sequence oz. zaporedje, kot to imenujemo na sončni strani Alp.

V kolikor bi v dokument vstavili tudi avtomatično osveževanje tabel in gantogramov, bi se nam po dokumentu pojavile sledeča polja:

 

word_stevilcenje5

Iz tega je lepo razvidno kako Word-u uspe elemente avtomatično številčiti. Vsakič ko naleti na polje SEQ pogleda napis, ki ji sledi in ta napis privzame kot element številčenja. Ko prvič naleti na nek dokument mu postavi vrednost 1, naslednjič 2, potem 3…

Postopek je torej sledeč:

Polje Rezultat
Slika { SEQ Slika }…. Slika 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 3….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 4….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….

 

Naslednjič pa bom odgovoril na originalno vprašanje uporabnice foruma ‘Kako doseči, da Word številči slike kot 10a in 10b‘.

 

Avtomatično številčenje v Word-u (I. del)

Torek, April 8th, 2014

Oh, zmanjkalo mi je časa za redno pisanje bloga, saj sem se ukvarjal z zanimivim projektom za podjetje EGP, kjer je bila moja naloga optimizirati tisk. Zelo zanimivo, kako nastane škatlica oz. tisk na njej…

Toda seveda to ni poanta bloga, zato se vrnimo k temu, kar vam imam namen pokazati danes oz. vam bom prikazal v par naslednjih prispevkih. K pisanju je pripomoglo vprašanje uporabnice mojega foruma, ki jo je zanimalo, kako bi lahko v Word-u oblikovala dokument tako, da bi imele slike številčenje 10a, 10b in podobno. Seveda je tu govora o avtomatičnem številčenju :).

Kot vedno bomo torej najprej spoznali osnove.

Kako torej podnasloviti slike, da se bo do avtomatično številčile?

Preprosto.

  1. V Wordu označite sliko in pritisnite desni miškin gumb.
  2. Glede na verzijo Worda se vam bo odprl hitri menu z več ali manj izbirami. word_stevilcenje1
  3. Iz menija izberite opcijo Vstavi napis… In zopet se vam bo, glede na verzijo Worda, odprlo novo okno, ki je bolj ali manj podobno sledečemu: word_stevilcenje2
  4. V vsakem primeru pa boste imeli možnost napisati naslov slike (prvo vnosno polje Napis). Nikakor seveda ne izbrišite napisa ‘Slika 1’!
  5. Izbrali boste lahko drugačno oznako, saj ob številčenju seveda niste omejeni samo na slike (izbor Oznaka)
  6. In izbrali boste lahko položaj napisa; torej ali bo napis nad sliko ali pod njo (izbor Položaj).
  7. Ob teh opcijah pa imate, kot vidite, na voljo še nekaj preostalih opcij med katerimi sta uporabni predvsem dve:
  • Nova oznaka – z njo si izberete novo oznako za nek vaš element (npr. Gantagram)
  • Oštevilčenje – kjer lahko poveste ali bo v oznako slike vključena tudi številka poglavja. Včasih namreč želimo oz. potrebujemo dokument, kjer ima vsako poglavje številčene slike od 1 dalje.

Ko torej takole dodate napise k slikam, lahko slike (z napisi skupaj!) prosto premikate po dokumentu oz. jih vrivate / brišete … pa bo številčenje vedno pravilno. Seveda ne pozabite osvežiti številčenja oz. osvežiti polj! To naredite s tipko F9 (Osveži polja):

  1. Izberite celoten dokument (CTRL + A)
  2. Osvežite polja (F9).

Kakšna polja?

Vprašanje, ki se pojavi je: »Zakaj moramo osvežiti polja oz. kje so kakšna polja?«.

Na to vprašanje pa vam bom odgovoril naslednjič, ko bom razložil na kakšen način takšno avtomatično številčenje sploh deluje.

Katere povezave uporablja moja datoteka?

Ponedeljek, Oktober 21st, 2013

Danes sem na forumu prejel zanimivo vprašanje, katerega rešitev je prav zanimiva. MS namreč spremlja (če mu to dovolite), kaj uporabniki počno in predvsem, česa ne počno. In če neke funkcije veliko uporabnikov ne uporablja jo preprosto skrijejo, da ne moti večine, ki je tako ali tako ne uporablja.

Ena izmed takšnih funkcij, ki je veliko uporabnikov ne uporablja, sam pa jo pri urejanju diplomskih nalog redno uporabljam, je pregled povezav dokumenta.

Kot verjetno veste, lahko Word-ov dokument vsebuje elemente, ki so povzeti iz drugih datoteke (recimo grafe, ki se nahajajo v Excelovi datoteki). Na ta način sta datoteki povezani in ko se graf spremeni v Excelu se sprememba takoj odrazi tudi v Wordu.

Vse lepo in prav, a danes ne bom govoril o tem. Z Word-om 2010 je MS namreč skril funkcijo, ki nam je omogočila pogledati katere povezave vsebuje naša datoteka

Kako priti do tega okna?

Kot rečeno je torej potrebno v Wordu 2010 in nadalnjih malce telovadbe, da pridemo do tega okna:

Najprej odpremo okno z možnostmi našega Word-a

V oknu z možnostmi se postavimo na Orodna vrstica za hitri dostop’. Na desni strani se pokažejo nove možnosti, kjer na vrhu izberemo ‘Vsi ukazi’ v ponujenm seznamu spodaj najdemo ukaz ‘Uredi povezave do datotek’ ter jih dodamo na hitro vrstico.

In tako imamo opcijo v naši hitri vrstici:

Iskanje celic glede na obliko oz. lastnosti

Torek, Februar 5th, 2013

Iskanje vrednosti v Excelovih tabelah je preprosto in ga takoj obvlada vsak uporabnik. Tako recimo vsi vemo, da lahko poiščemo vse celice, ki imajo vrednost 516 preprosto tako, da izberemo orodje za iskanje (bližnjica CTRL+F, Urejanje / Najdi (Excel pred 2007) oz Osnovno / Urejanje / Poišči in izberi (Excel 2007 in nadalnji)) ter vanj vpišemo vrednost 516 ter kliknemo ‘Nadaljuj iskanje’ ali pa ‘Najdi vse’


Iskanje posebnost

Kaj pa če želimo najti vse združene celice ali pa vse celice, katerih tekst je v rdeči barvi?

Tudi tukaj nam zna Excel priskočiti na pomoč, saj lahko v že omenjenem oknu, natančneje določimo kakšno obliko celice iščemo. Zgoraj desno imamo namreč na voljo gumb ‘Oblika’ s katero določimo obliko in Excel išče celice, ki imajo natanko določeno obliko.

Primer: iskanje združenih celic

Če želimo poiskati vse združene celice izberemo torej orodje za iskanje, iskalni pogoj pustimo prazen, saj nas vsebina ne zanima in izberemo gumb ‘Oblika’. Odpre se novo okno, v katerem določimo obliko celic, ki jih želimo najti. Ker nas zanimajo celice, ki so združene, se postavimo na zavihek ‘Poravnava’ ter označimo, da nas zanimajo združene celice

Ko vse potrdimo, nam Excel prikaže seznam združenih celic oz. nam pokaže posamezne združene celice:

Na enak način lahko recimo najdemo tudi vse celice, ki imajo rdečo barvo ali pa imajo rdečo barvo in so združene.

Če nas ob obliki zanima tudi vrednost pač v okno vnesemo tudi vrednost in tako najdemo vse celice, ki imajo npr. vrednost 516 in so obarvane rdeče.
Ne pozabite počistiti oblikovanja, ko iščete nekaj drugega!

Excel si namreč zapomni kakšno oblikovanje ste izbrali in ob naslednjem iskanju oblikovanje ohrani. Ko torej vi naslednji recimo vnesete iskalni pogoj ‘Ljubljana’ se lahko zgode, da bo Excel vstrajal da te besede ne najde, čeravno vi veste, da se v tabel zagotovo nahaja…

Problem je lahko v tem, da ste prej označili, da vas zanimajo celice z rdečo barvo in Ljubljane z rdečo barvo pa v tabeli recimo ni. Excel vam tudi kaže, kakšno obliko išče, zato bodite na to pozorni

Oblikovanje počistite v padajočem meniju

Zamenjaj/Najdi besedilo samo znotraj označenih celic

Sreda, Januar 2nd, 2013

V Excelu akcija zamenjevanja znakov ni tako pogosta kot v Wordu a se navkljub vsemu včasih le zgodi, da želite v kakšni veliki tabeli zamenjati neko besedo z drugo besedo. Recimo, da želite besedo ‘rdeč’ zamenjati z besedo ‘moder’.

Akcija je skrajno preprosta, saj samo izberete orodje za zamenjevanje in zaukažete, naj Excel pač besedico ‘rdeč’ zamenja z ‘moder’. To je vse.

Kaj pa če želite zamenjati besedici samo znotraj nekega manjšega področja in ne znotraj celotne tabele? Recimo samo znotraj enega stolpca?

V tem primeru pa se pojavi dilema, saj nikjer v oknu za zamenjavo znakov ni opcije ‘zamenjaj znotraj označenega obsega’. Določite lahko, naj Excel zamenjuje besede samo znotraj lista ali pa znotraj delovnega zvezka. Kaj pa znotraj označenega območja?

In izkaže se, da te opcije ni, ker je to pač privzet Excelov način delovanja. Če torej najprej izberete neko območje in potem izberete orodje za zamenjavo (ali iskanje), bo Excel zamenjal znake (iskal znake) samo znotraj označenega območje, ne da bi mu vi to morali posebej zaukazati!

Dvojni pogled na dokument

Ponedeljek, December 10th, 2012

Word nam omogoča, da isti dokument hkrati urejamo na dveh različnih mestih znotraj dokumenta. Tako lahko recimo hkrati urejamo uvod in zaključek ali pišemo vsebino in vidimo, kaj se dogaja s kazali.
Uporaba orodja je skrajno preprosta saj je vse, kar je potrebno storiti samo z miško klikniti na opcijo Razdeli, ki se nahaja na zavihku Ogled.

Word nas prestavi v dokument, kamor nariše vodoravno črto, s katero določimo, kje želimo prerezati pogled dokumenta. Ko se odločimo in z miško kliknemo, nam word prikaže isti dokument zgoraj in spodaj.


Med obema deloma se lahko preprosto sprehajamo in ju neodvisno urejamo. Hkrati pa nam Word omogoča tudi neodvisno nastavljanje velikosti pogleda in podobnih elementov…

Kako v Word hitro zapisati veliko besedila

Sreda, November 21st, 2012

Kadar oblikujete dokumente oz. predvsem kadar pripravljate predloge po katerih bo kdo drug urejal dokumente, potrebujete testno besedilo.

Dandanes je do testnega besedila priti dokaj preprosto. Odprete poljubno spletno stran in iz nje prekopirate besedilo v vaš dokument.

A gre še lažje, hitreje in z malce več kontrole. V Prano vrstico v Wordu vpišite =RAND() in pritisnite ENTER in …. Pojavilo se bo besedilo 🙂

Imate pa nad besedilo še malce več kontrole, saj lahko Wordu tudi poveste koliko odstavkov želite in koliko stavkov v vsakem odstavku želite. To zapišete kot parametra funkcije. Funkcija ‘=RAND(10, 4)’ bi izpisala 10 odstavkov s po štirimi stavki. 😉

Edinstvene vrednosti v Excelu III

Torek, November 6th, 2012

http://www.matjazev.net/blog/2012/10/16/edinstvene-vrednosti-v-excelu-ii/ kako prešteti edinstvene vrednosti znotraj nekega Excelovega območja in prišli do spoznanja, da omenjena formula deluje samo nad številskimi podatki.

V kolikor pa se med vrednostmi nahajajo tudi nizi znakov, datumi ali kaj tretjega pa opisana metoda odpove.

Poiskati je torej potrebno način, ki bo preštel različne vrednosti neglede na njihovo vsebino. Iščemo torej bolj splošno formulo, ki jo bomo lahko uporabili vedno.

Seveda se sprašujete zakaj nisem te formule zapisal že takoj na začetku saj bo očitno delovala nad vsemi tipi podatkov in je zatorej boljša kot tista, ki sem vam jo predstavil zadnji. Odgovor je seveda v zahtevnosti.

Današnja formula je celo krajša in lepša od FREQUENCY, a je težje razumljiva oz. vem priporočam, da se poglobite v razumevanje zakaj deluje oz. zakaj vrača pravilen rezultat.

Uporabljene formule

Za končni rezultat bomo potrebovali dve vgrajeni Excelovi funkciji SUMPRODUCT in COUNTIF. Funkcijo COUNTIF sem v blogu že opisoval, SUMPRODUCT pa še nisem omenjal.

COUNTIF funkcije preprosto prešteje število celic, ki ustrezajo nekemu pogoju, funkcija SUMPRODUCT pa je bolj podobna mrežnim funkcijam in medsebojno sešteva medsebojne rezultate.

IDEJA REŠITVE

Za vsako celico bomo ugotovili kolikokrat se pojavi na celotnem območju (temu bo služila funkcija COUNTIF).

Sedaj je potrebno te podatke normalizirati, kar pomeni, da če se neka vrednost pojavi N krat, jo bomo mi upoštevali samo 1/N krat… Z drugimi besedami – vse rezultate je potrebno potencirati na -1 oz. 1 deliti z njimi:

Kot vidite lahko normalizirane vrednosti preprosto seštejemo (zato smo jih normalizirali!) dobimo iskani rezultat – število edinstvenih vrednosti ne nekem območju.

In če sedaj opisano idejo zapišemo z eno formulo dobimo sledeč rezultat:

=SUMPRODUCT((A3:A15<>"")/COUNTIF(A3:A15;A3:A15&""))

In to je splošna formula štetja edinstvenih vrednosti v Excelu!