Category: MS Pisarna

Excel 2010: Graf v celici

No pa začnimo počasi s predstavitvijo novosti v Pisarni 2010. Ker se spletišče Matjazev.NET najbolj posveča Excelu, bom začel z Excelom 2010.

Torej ena izmed posebnosti Excela 2010 so grafi znotraj ene celice. Ne vem kako bodo to prevedli v naši lokalni različici. V angleščini se stvar imenuje SparkLine (kar trd oreh; ‘svetleče črte’ se verjetno ne bo ravno prijelo :)). V traku to izgleda takole:



V traku

V Excelu pa takole:



V Excelovi tabeli

Če lahko ocenim tole novost, bi rekel, da je uporaba skrajno preprosta. Excelu samo povemo kateri podatki nas zanimajo in v kateri celici naj bodo prikazani. Od tod dalje vse privzame Excel in graf je zares v celici, ter se ustrezno tudi obnaša. Graf se v celoti priredi obliki celice.

Kar to pač je na voljo, ne vidim razloga zakaj bi človek tega ne uporabil. Res je lažje videti trend v grafični obliki in tudi razlike oko hitreje opazi, kot pa neke številke, ki malce štrlijo iz povprečja.

No; seveda sem preizkusil, kaj se zgodi, ko takšno datoteko odprete v Excelu 2007. Nič nepričakovanega – »grafčki«, se preprosto ne prikažejo, ostalo deluje!

CSV (Comma separated values) ali izvoz iz Excela

Danes sem bil spet priča zanimivemu »problemu«, ko se je name obrnila obupana uporabnica, češ, da ji Excel napačno prikazuje cenik. 🙂 Da bi tale zapis ne bil predolg, bom preskočil zamudni del dokaj zanimivega pogovora, ki pa me je na koncu pripeljal do srčike problema.

Problem je bil, kot že velikokrat v življenju povsem banalen in povsem drugje, kot pa tam, kjer ga je uporabnica najprej iskala. No začeli smo s tem, da izvoz v Excelu 2007 deluje, v Excelu 2003 pa ne… Aha; in potem svizec zavije čokolado z lešniki.

Kaj je CSV?

CSV je kratica, ki v slovenščini pomeni ‘podatki ločeni z vejico’ in torej predstavlja navadno tekstovno datoteko, v kateri se v vsaki vrstici nahaja poljubno mnogo podatkov, ki so pač medsebojno ločeni z vejico. Torej:

Ime;priimek;starost
Franc;Jožef;67
Marija;Novak Štefančič;30

Ko takšno datoteko preberemo z Excelom, slednji pač posamezno vrstico datoteke prebere v posamezno vrstico tabele, podatke v vrstici (ločene z vejico) pa prebere v posamezne celice v vrsticah. Glede na gornji primer torej dobimo sledeče:

CSV v Sloveniji

Če ste podrobno brali ste lahko opazili zelo pomembno nedoslednost. Najprej sem namreč trdil, da CSV predstavlja podatke ločene z vejico, v mojem primeru pa so podatki ločeni s podpičjem.

S tem torej pridemo do prvega resnega problema CSV datotek oz. bolj natančno, problema CSV datotek in Excela. Čeravno kratica CSV pomeni ‘ločeno z vejico’, slednje, kot vidite, ni nujno tako.

DEJSTVO 1: Excel izvaža/uvaža podatke v CSV datoteko ločene z ločilom, ki je v sistemu nastavljeno kot ločilo seznama (z drugimi besedami, tisto ločilo, ki ga uporabljate kot ločilo parametrov v Excelovih funkcijah).

Gornje dejstvo pač pomeni, da Excel s slovenskimi nastavitvami CSV naredi tako, da ga loči s podpičjem (saj tudi parametre funkcij ločimo s podpičji), Excel z angleškimi nastavitvami, pa CSV datoteko resnično loči z vejico. Seveda pa lahko obstaja tudi država, kjer posamezne elemente ločijo z dvopičjem in v tem primeru bi njihova CSV datoteka bila ločena pač s dvopičjem.

DEJSTVO 2: CSV datoteke med različnimi nastavitvami Oken niso nujno direktno prenosljive (to je pravzaprav neposredna posledica prvega dejstva).

Tudi to dejstvo lahko hitro preizkusite tako, da naredite tekstovno datoteko, kjer posamezne elemente ločite z vejico. Datoteki daste končnico CVS in jo odprete z Excelom. Excel bo vse podatke uvozil v eno kolono, saj med njimi ne najde podpičja, zatorej sklepa, da gre za en sam podatek.

POMEMBNO: Seveda pa lahko tudi takšno datoteko preprosto (pravilno!) preberete v Excel tako, da jo najprej odprete in nato z orodjem ‘Besedilo v stolpce’ preberete v posamezne stolpce.

CSV in podatkovne tipi

DEJSTVO 3: Excel se ob branju CSV datoteke ne zaveda kakšnega tipa so podatki, ki jih bere. To pomeni, da če nekaj izgleda kot število, bo to prebral kot število.

Dobro, pri uvozu podatkov nam je to dokaj jasno, kaj pa pri izvozu; kaj se zgodi, ko podatke v Excelu posnamemo kot CSV datoteko? No tu pa pridemo do problema, ki ga je danes imela uporabnica.

DEJSTVO 4: Številčne podatke bo Excel poskušal v CSV datoteko zapisati tako, kot jih vi vidite na ekranu.

Če torej vi pred shranjevanjem v Excelu določite naj slednji števila prikazuje s štirimi decimalkami bo tudi v CSV datoteko zapisal natanko 4 decimalke. Če pa mu zaukažete naj prikazuje števila z dvema decimalkama, pa bo tudi CSV datoteka imela vsa števila z dvema decimalkama.

In to naj bo tudi nauk, ki sem vam ga želel posredovati z današnjim zapisom. O CSV datotekah si zapomnite sledeče:

  1. To so navadne tekstovne datoteke, ki jih lahko odprete, gledate in popravljate tudi v notepadu.
  2. Excel pričakuje, da so v CSV datoteki posamezni podatki ločeni z ločilom, ki je v sistemu določeno kot ločilo seznama.
  3. Pri shranjevanju Excelove datoteke, kot CSV datoteke, se shrani samo trenutni list (vsi ostali listi so nepovratno izgubljeni).
  4. Številke v CSV datoteki bodo zapisane tako, kot jih vi vidite na ekranu.


Čisto za konec pa še majhna zanka, ki pa jo lahko hitro preizkusite in pridete do rešitve… Kaj pa Excel naredi, ko se med podatki pojavi ločilo? Kaj torej Excel naredi če se v celici pred izvozom v CSV nahaja podpičje?

Instalacija Pisarne 2010

Pisarna 2010 obstaja tako v 32bitni, kot tudi v 64bitni različici. Seveda sem si želel na moja 64bitna Okna 7 postaviti 64različico, a glej ga zlomka. Naletel sem na majhno prepreko.

Zanimivost 1: Na 64 bitnih Oknih ne moreta hkrati teči 64bitna Pisarna 2010 in 32bitna Pisarna 2007.

Ker verzijo 2007 krvavo potrebujem (tudi zato, da vam lahko pomagam ob problemih) si torej nisem mogel privoščiti deinstalacije in tako imam sedaj na računalniku 32biti različici 2007 in 2010. Vse teče OK, le Word včasih misli, da se je prvič zagnal. Nisem še uspel ugotoviti od kot mu te ideje…

Sicer pa bi ob instalaciji, ki poteka hitro in brez zapletov, opozoril še na eno zanimivost:

Zanimivost 2: Ob instalaciji se moramo odločiti ali bo Pisarna naše podatke na disk zapisovala v MS formatu ali pa v Odprtem formatu, ki ga razumejo tudi nekateri drugi programi.

Ideja odprtega formata je v tem, da si lahko tako zapisane datoteke izmenjujemo tudi z ljudmi, ki nimajo MS opreme, temveč kakšno drugo, saj ta standard podpira. Kaveljc pa je v tem, da je MS zapis boj zmogljiv in laže prilagodljiv, saj ob spremembah ni potrebno čakati na odobritev mednarodne organizacije.

Ker lahko, neglede na odločitev ob instalaciji vsako datoteko posnamemo tudi v drugem formatu sem si seveda izbral MS-ov format in bom datoteke snemal v OpenDocument formatu samo takrat, ko bo to tudi zares potrebno.

MS Pisarna 2010

Kot majhen partner Microsofta, sem dobil licenco za najnovejšega Microsoftovega paradnega konja – Pisarno 2010 (Office 2010). Seveda je še v angleškem jeziku, toda pri MS-u obljubljajo, da bomo tudi Slovenci nekje do poletja/jeseni dobili prevedeno verzijo.

Kar se tiče cenovne politike, bi o njej zaenkrat ne razglabljal, vas pa bom v naslednjih dneh popeljal skozi nekatere izmed programov ter vam prikazal zanimivejše novosti.

Microsoftov nov slogan/filozofija se glasi »Kjerkoli. Kadarkoli.« in okoli njega je izgradil oz. trži tudi novo Pisarno s katero nas poskuša prepričati, da lahko delamo kjerkoli in kadarkoli. S tem namenom prihaja najnovejša pisarna:

  • v obliki samostojnih programov na računalniku,
  • v obliki mobilne pisarne za majhne naprave in pametne telefone ter
  • v obliki Pisarne v Oblaku, s čimer lahko prihajamo do naših dokumentov tudi s spletnim brkljalnikom.

Seveda nam je vsem jasno, da v zadnjih dveh opcijah ni na voljo celotne palete a nekaj je le…

Na predstavitvi sem se najbolj nasmihal osnovni ideji nove Pisarne in to je ‘produktivnost’. Analitiki (kdo pa drug!) so namreč ugotovili, da se v ZDA skozi leto porazgubi kar 900 milijard dolarjev zaradi slabe produktivnosti obstoječih pisarniških programov. Prav zanima me, kje dobijo takšne številke in kako jih opravičijo. Dajmo dojeti, da ljudje ne naredimo več če lahko nekaj naredimo hitreje!

Druga ideja pa je mnogo bolj zanimiva in vsekakor opravičljiva – ugotovili so namreč da vseveč ljudi vseveč časa preživi na razih socialnih mrežah in da želijo (želimo) imeti tudi ob oddaljenem dostopu določena orodja za lažje/hitrejše delo.