Skupno delo

Kot že ptički čivkajo je Microsoft v novi različici MS podprl skupinsko delo več uporabnikov na istem dokumentu. Osebno se mi to zdi uporabna možnost in dodatek novi pisarni ki pa ima en velik problem… Vsi ljudje še namreč nimate najnovejše MS pisarne… Pa tudi tako hitro je še ne bodo/boste imeli.

V vmesen času pa lahko podobno – seveda zelo okrnjeno – a vseeno zelo uporabno možnost skupinskega urejanja dokumenta izkusite povsem zastonj in povsem internetno – torej brez potrebe kakršne koli instalacije na lokalni računalnik- kar hkrati pomeni tudi uporabo z različnimi napravami in različnimi operacijskimi sistemi.

Programska oprema se imenuje MoPad in nastaja pod okriljem Mozzila fundacije, dosegljivo pa je na spletni strani https://etherpad.mozilla.org/.

Preizkusite ne bo vam žal…

Iskanje celic glede na obliko oz. lastnosti

Iskanje vrednosti v Excelovih tabelah je preprosto in ga takoj obvlada vsak uporabnik. Tako recimo vsi vemo, da lahko poiščemo vse celice, ki imajo vrednost 516 preprosto tako, da izberemo orodje za iskanje (bližnjica CTRL+F, Urejanje / Najdi (Excel pred 2007) oz Osnovno / Urejanje / Poišči in izberi (Excel 2007 in nadalnji)) ter vanj vpišemo vrednost 516 ter kliknemo ‘Nadaljuj iskanje’ ali pa ‘Najdi vse’


Iskanje posebnost

Kaj pa če želimo najti vse združene celice ali pa vse celice, katerih tekst je v rdeči barvi?

Tudi tukaj nam zna Excel priskočiti na pomoč, saj lahko v že omenjenem oknu, natančneje določimo kakšno obliko celice iščemo. Zgoraj desno imamo namreč na voljo gumb ‘Oblika’ s katero določimo obliko in Excel išče celice, ki imajo natanko določeno obliko.

Primer: iskanje združenih celic

Če želimo poiskati vse združene celice izberemo torej orodje za iskanje, iskalni pogoj pustimo prazen, saj nas vsebina ne zanima in izberemo gumb ‘Oblika’. Odpre se novo okno, v katerem določimo obliko celic, ki jih želimo najti. Ker nas zanimajo celice, ki so združene, se postavimo na zavihek ‘Poravnava’ ter označimo, da nas zanimajo združene celice

Ko vse potrdimo, nam Excel prikaže seznam združenih celic oz. nam pokaže posamezne združene celice:

Na enak način lahko recimo najdemo tudi vse celice, ki imajo rdečo barvo ali pa imajo rdečo barvo in so združene.

Če nas ob obliki zanima tudi vrednost pač v okno vnesemo tudi vrednost in tako najdemo vse celice, ki imajo npr. vrednost 516 in so obarvane rdeče.
Ne pozabite počistiti oblikovanja, ko iščete nekaj drugega!

Excel si namreč zapomni kakšno oblikovanje ste izbrali in ob naslednjem iskanju oblikovanje ohrani. Ko torej vi naslednji recimo vnesete iskalni pogoj ‘Ljubljana’ se lahko zgode, da bo Excel vstrajal da te besede ne najde, čeravno vi veste, da se v tabel zagotovo nahaja…

Problem je lahko v tem, da ste prej označili, da vas zanimajo celice z rdečo barvo in Ljubljane z rdečo barvo pa v tabeli recimo ni. Excel vam tudi kaže, kakšno obliko išče, zato bodite na to pozorni

Oblikovanje počistite v padajočem meniju

Dvojni pogled na dokument

Word nam omogoča, da isti dokument hkrati urejamo na dveh različnih mestih znotraj dokumenta. Tako lahko recimo hkrati urejamo uvod in zaključek ali pišemo vsebino in vidimo, kaj se dogaja s kazali.
Uporaba orodja je skrajno preprosta saj je vse, kar je potrebno storiti samo z miško klikniti na opcijo Razdeli, ki se nahaja na zavihku Ogled.

Word nas prestavi v dokument, kamor nariše vodoravno črto, s katero določimo, kje želimo prerezati pogled dokumenta. Ko se odločimo in z miško kliknemo, nam word prikaže isti dokument zgoraj in spodaj.


Med obema deloma se lahko preprosto sprehajamo in ju neodvisno urejamo. Hkrati pa nam Word omogoča tudi neodvisno nastavljanje velikosti pogleda in podobnih elementov…

Kako v Word hitro zapisati veliko besedila

Kadar oblikujete dokumente oz. predvsem kadar pripravljate predloge po katerih bo kdo drug urejal dokumente, potrebujete testno besedilo.

Dandanes je do testnega besedila priti dokaj preprosto. Odprete poljubno spletno stran in iz nje prekopirate besedilo v vaš dokument.

A gre še lažje, hitreje in z malce več kontrole. V Prano vrstico v Wordu vpišite =RAND() in pritisnite ENTER in …. Pojavilo se bo besedilo 🙂

Imate pa nad besedilo še malce več kontrole, saj lahko Wordu tudi poveste koliko odstavkov želite in koliko stavkov v vsakem odstavku želite. To zapišete kot parametra funkcije. Funkcija ‘=RAND(10, 4)’ bi izpisala 10 odstavkov s po štirimi stavki. 😉

Edinstvene vrednosti v Excelu III

http://www.matjazev.net/blog/2012/10/16/edinstvene-vrednosti-v-excelu-ii/ kako prešteti edinstvene vrednosti znotraj nekega Excelovega območja in prišli do spoznanja, da omenjena formula deluje samo nad številskimi podatki.

V kolikor pa se med vrednostmi nahajajo tudi nizi znakov, datumi ali kaj tretjega pa opisana metoda odpove.

Poiskati je torej potrebno način, ki bo preštel različne vrednosti neglede na njihovo vsebino. Iščemo torej bolj splošno formulo, ki jo bomo lahko uporabili vedno.

Seveda se sprašujete zakaj nisem te formule zapisal že takoj na začetku saj bo očitno delovala nad vsemi tipi podatkov in je zatorej boljša kot tista, ki sem vam jo predstavil zadnji. Odgovor je seveda v zahtevnosti.

Današnja formula je celo krajša in lepša od FREQUENCY, a je težje razumljiva oz. vem priporočam, da se poglobite v razumevanje zakaj deluje oz. zakaj vrača pravilen rezultat.

Uporabljene formule

Za končni rezultat bomo potrebovali dve vgrajeni Excelovi funkciji SUMPRODUCT in COUNTIF. Funkcijo COUNTIF sem v blogu že opisoval, SUMPRODUCT pa še nisem omenjal.

COUNTIF funkcije preprosto prešteje število celic, ki ustrezajo nekemu pogoju, funkcija SUMPRODUCT pa je bolj podobna mrežnim funkcijam in medsebojno sešteva medsebojne rezultate.

IDEJA REŠITVE

Za vsako celico bomo ugotovili kolikokrat se pojavi na celotnem območju (temu bo služila funkcija COUNTIF).

Sedaj je potrebno te podatke normalizirati, kar pomeni, da če se neka vrednost pojavi N krat, jo bomo mi upoštevali samo 1/N krat… Z drugimi besedami – vse rezultate je potrebno potencirati na -1 oz. 1 deliti z njimi:

Kot vidite lahko normalizirane vrednosti preprosto seštejemo (zato smo jih normalizirali!) dobimo iskani rezultat – število edinstvenih vrednosti ne nekem območju.

In če sedaj opisano idejo zapišemo z eno formulo dobimo sledeč rezultat:

=SUMPRODUCT((A3:A15<>"")/COUNTIF(A3:A15;A3:A15&""))

In to je splošna formula štetja edinstvenih vrednosti v Excelu!

Edinstvene vrednosti v Excelu II

Zadnjič sem prikazal uporabo funkcije FREQUENCY, saj jo bomo potrebovali za štetje edinstvenih vrednosti.

Imamo torej funkcijo, ki nam zna povedati, koliko števil pade v neko območje. Kako lahko to uporabimo za štetje ednistvenih vrednost?

Najprej pomislimo, kaj dobimo, če funkciji FREQUENCY posredujemo isti niz števil v obeh primerih… V tem primeru dobimo za vsako število zapisano kolikokrat se pojavi; toda če se isto število pojavi večkrat, funkcija FREQUENCY za vse ponovitve vrne vrednot 0.

Slednje je zelo pomembno, saj je to ključ naše rešitve, katere ideja je preprosta: »Seštej vse števila, ki jih vrne funkcija FREQUENCY in pri tem vsako število, ki je več kot 1, preprosto upoštevaj kot 1«

Rešitev:

=SUM(IF(FREQUENCY(A1:A100;A1:A100)>0;1))

In to je vse! Ta funkcija prešteje vse edinstvene vrednosti na območju A1 do A100. Ne pozabite pa, da je to matrična funkcija, kar pomeni, da jo morate potrditi s kombinacijo CTRL+SHIFT+ENTER.

Ima pa omenjena funkcija oz. omenjena rešitev manjšo pomanjklivost. Deluje namreč samo in izključno nad številkami. Če želimo prešteti vse edinstvene vrednosti, ki vsebujejo besedilo (recimo edinstvena imena), pa nam omenjena funkcija ne bo mogla prav nič pomagati.

V tem primeru bo potrebno poseči po močnejšem orožju, ki ga bom prikazal naslednjič.

Edinstvene vrednosti v Excelu I – funkcija FREQUENCY

V enem izmed prejšnjih prispevkov sem prikazal, kaj je potrebno storiti, da bi lahko v vrtilnih tabelah šteli edinstvene vrednosti in to je splošna rešitev problema edinstvenih vrednosti a njena pomanjklivost je v dejstvu, da potrebujemo dodatno kolono, ki označuje edinstvene vrednosti.

Včasih pa se soočimo s problemom, ko želimo preprosto ugotoviti koliko je edinstvenih vrednosti na nekem območju in potrebujemo funkcijo, ki bi nam to znala povedati.

A preden se spustimo v iskanje te rešitve, si oglejmo uporabo vgrajene funkcije FREQUENCY. Funkcija je specifična, saj vrača več vrednosti in je torej matrična funkcija!

Njen namen je razporediti vrednosti iz nekega območja v posamezna območja. Recimo ljudi v starostna območja ali artikle v cenovne razrede in podobno.

Primer uporabe funkcije FREQUENCY

Zamislimo si seznam velikosti otrok, ki jih želimo razporediti v velikostne razrede. Ugotoviti torej želimo, koliko otrok je manjših od 140cm, koliko jih je med 140cm in 150cm, 150cm in 160cm…

Imamo torej tabelo, kot je prikazana na levi strani, želimo pa rezultat, kot je prikazan na desni strani, kjer vidimo točno koliko otrok spada v kateri velikosti razred.

Postopek:

  1. Označimo celice E2:E7
  2. Vpišemo formulo
    =FREQUENCY(B2:B18;D2:D7)
  3. Pritisnemo kombinacijo SHIFT+CTRL+ENTER (ne pozabite to je mrežna funkcija!)
  4. S tem smo rezultat funkcije dobili v 6 celic hkrati.

Pomen prvega parametra je torej jasen – to je seznam vrednosti, ki jih želimo razporediti.

Pomen drugega parametra pa mogoče ni tako samoumeven. V drugem parametru namreč postavljamo gornje meje razredov in Excel te meje vedno sortira v naraščujočem vrstnem redu ter potem vrednosti druži v tako pridobljene razrede. V celico, ki ima prazen razred (v našem primeru celica E7) pa vstavi število, ki presega gornjo zapisno mejo.

V našem primeru smo torej otroke razporedili v razrede (0–130, 131–140, 141–150, 151–160, 161–170, večji). Seveda ni nujno, da so razredi enako veliki – Excelu je popolnoma vseeno.

Če bi torej napisali sledeče številke (122, 130, 145, 155, 170), bi Excel izračunal število otrok v velikostnih razredih (0–122, 123–130, 131–145, 146–155, 156–170, večji).

Naslednjič pa bom pokazal kako nam lahko ta funkcija pomaga pri štetju edinstvenih vrednosti!

Excel in tipka ‘Scroll Lock’

Tipka ‘Scroll Lock’ je podobna tipkama ‘Num Lock’ in ‘Caps Lock’, saj jih druži že podobno ime. Lock pomeni zaklenjeno in ko stisnete katero izmed teh tipk, se funkcija aktivira. Deaktivirate jo seveda tako, da tipko kliknete še enkrat. Pomen tipk, pa je sledeč:

  • Caps Lock – ta je najbolj znana in jo zagotovo poznate vsi. Če jo vključite se tipkovnica »spremeni« tako, da tipkate samo velike črke.
  • Num Lock – tudi ta je dokaj znana in je večinoma vseskozi vključena. V kolikor jo vključite s tem »zaklete« numerično tipkovnico na desi strani, kar pomeni, da se tipke obnašajo kot številke in ne kot smerne tipke.
  • Scroll Lock pa je dokaj neznana in praktično je nikjer ne uporabljamo pomeni pa ‘zaklepanje premikanja’, kakorkoli se to čudno sliši.

In kaj je sedaj z Excelom?

Kot rečeno, se tipka ‘Scroll Lock’ ne uporablja veliko in v Excelu se mnogi uporabniki pravzaprav ustrašijo, da je nekaj narobe, če je ta tipka vklopljena.

Ko je ‘Scroll Lock’ namreč vklopljena, smerne tipke na tipkovnici ne premikajo več kazalca med celicami, temveč premikajo celotno tabelo in to je lahko zelo frustrirajoče, če ne veste kako je do tega prišlo oz. če tipko vključite po pomoti (kar se rado zgodi!).

NASVET: Če se vam torej v Excelu naekrat začne premikati celotna tabela in ne izbrana celica, potem imate vključeno tipko ‘Scroll Lock’…

😉

Tabulatorji II

Zadnjič smo spoznali osnovni namen tabulatorjev, danes pa si bomo ogledali še tri dodatne vrste tabulatorjev, ki vam v poslovnem svetu dostikrat lahko pomagajo.

Današnja tematika je tako praktična, da si bomo vse ogledali direktno na primerih. Izhajali bomo iz preprostega seznama živil s cenami. Med nazivom izdelka in ceno smo že vstavili tabulator in dobili sledeč izgled:

Če sedaj dvokliknete  po oznaki tabulatorja (obkrožen z rdečo), se nam odpre novo okno, kjer lahko tabulatorje natančno postavljamo:

Kot je vidno na sliki, imamo trenutno definiran en tabulator, ki se nahaja na 2,54 centimetrih (PS: to je ravno en inch, kar pa nima nobene zveze oz. je čisto nepomembno). To je levi tabulator in nima vodline črte.

Če namesto levega izberemo sredinski tabulator…

…se nam vse cene poravnajo po sredini (to seveda v tem konkretnem primeru nima nobenega smisla).

Če pa v oknu izberemo decimalno poravnavo pa je vse skupaj že precej bolj smiselno, saj so vse cene takoj lepo poravnane po decimalni vejici:

Če cene oblikujemo še »z manjkajočimi« ničlami, pa sploh dobilo lep izgled:

Lahko pa naredimo še nekaj boljšega in pri tabulatorju zaukažemo še vodilne pike, pa se nam skozi celoten prazen prostor (torej skozi prostor) tabulatorja lepo izrišejo pikice.

Še dve povsem praktični uporabi

Podpis v poslovnem pismu:

Večina poslovnih pisem se konča s krajem in datumom na levi strani, ter podpisnikom na desni strani. Večina ljudi na žalost ta problem spet rešuje z uporabo presledkov, nekateri »naprednejši« z uporabo tabel (tabela z dvema celicama, v levi sta kraj in datum, v desni pa podpisnik, ki je poravnan desno)..

Redko kdo pa uporabi najtrivijalnejšo, najhitrejši in zato seveda najboljšo pot. Med kraj in podpisnika vstavite desno poravnani tabulator in tabulator postavite na rob lista…. TO JE VSE!


Anketa:

Mnoge ankete so izdelane tako, da mora izpolnjevalec pač vpisati še nek tekst, kar stori z vpisom teksta na pripravljeno črto… In spet večina ljudi črte riše z vnosom 30 podčrtajev ali še kakšnimi bolj »domiselnimi« tehnikami; vse kar pa je potrebno storiti pa je vpisati vprašanje in pritisniti tabulator, pred katerim zaukažemo, naj se vidi črta:


Excelovi grafi so zares dinamični

Današnji nasvet je zelo kratek a zanimiv. Mnogi uporabniki namreč ne veste, da lahko v Excelu tudi graf vpliva na podatke in ne samo obratno.

Torej vsem je jasno, da če v Excelu izdelate tabelo in na podlagi te tabele graf, se bo graf spremenil, če spremenite podatke. če torej prodajo v tabeli popravite iz 12.348,78EUR na 13.234,87EUR, se bo to takoj odražalo tudi na grafu.

Toda stvar deluje tudi obratno :)… Če namreč na grafu z miško povečate/pomanjšate (pač spremenite) en stolpec se bo zadaj v tabeli ustrezno popravil podatke, ki se na ta stolpec nanaša. (Seveda to deluje z vsemi oblikami grafov, ne samo stolpičastimi, a s slednjimi si je zadevo najlažje predstavljati)