Kaj nam kažejo podatki?

Najpreprostejšo uporabo semaforja vam bom prikazal v današnjem blogu. Ideja je preprosto v tem,. da imate neko množico podatkov in med njimi bi želel videti, kateri podatki do dobri, kateri povprečni in kateri slabi. Imamo torej neke podatke:

In želeli bi si hitrega, jasnega in preprostega vpogleda v to kateri podatki odstopajo v pozitivni ali negativni smeri.

Iz sličice je vsakumor takoj jasno, da je vrednost 1742 recimo dobra (zelena), dočim vrednost 1109 pa slaba (rdeča). Excel je namreč pregledal podatke in tiste, ki so na sredini označil kot povprečne (rumeno), tiste, ki so boljši od povprečja kot dobre (zelene), ostale pa seveda kot slabe (rdeče).

Postopek je skrajno preprost:

1. Označite območje s števili
2. Izberete Opcijo pogojnega oblikovanja, podopcijo ‘Nabori ikon’ in iz seznama pač eno izmed ponujenih naborov ikon

Kako Excel ve koliko podatkov naj vzame kot povprečnih?

Iz menija izberite opcijo ‘Pogojno oblikovanje’ in iz nje podopcijo ‘Upravljaj pravila’.

Odpre se novo okno, kjer vidite katera pravila so določena za izbran obseg podatkov:

V oknu je lepo vidno, da uporabljamo pač 3 nivojske ikone in na katerem območju lista se oblikovanje nahaja. Hkrati pa nam Excel ponuja tudi opcijo dodatnega urejanja pravila. In ko izberete ta gumb, vam Excel zopet odpre novo okno:

V tem oknu pa lahko hitro in nedvoumno ugotovimo, katere podatke Excel razglasi kot dobre, slabe, povprečne… Izračuna povprečno vrednost in gornjih 33% razglasi kot dobre, spodnjih 33% pa kot slabe… Če spremenite ta kriterij recimo samo 10% najboljših prikaži kot zelene:

Pač dobite drugače obarvane celice

Torej če je neka vrednost majhna jo obarvamo rdeče, če je velika zeleno in kaj podobnega. Pogojno oblikovanje se tako namreč večinoma uporablja kot sprememba barve črk ali barve ozadja celice. Lahko pa s pogojnim oblikovanjem postorite še marsikaj drugega

V dosedanjih blogih sem se pogojnega oblikovanja dotaknil samo enkrat, ko sem razložil, kako lahko na obliko celice sovpliva vrednost v drugi celice tabele.

Podatkovne vrstice

Excel 2007 je, med drugim, prinesel tudi možnost prikaza vrednosti celice kot delež obarvanosti celice. Opis je zelo površen, zato pa je precej lažje to videti na sliki:

Torej ob vsebini celice lahko vidimo tudi delež glede na najvišjo vrednost.

Postopek izdelave oblikovanja ‘Podatkovne vrstice’

Postopek je pravzaprav skrajno preprost

1. Izberete območje celic
2. Na zavihku osnovno izberete ‘Pogojno oblikovanje’ in v padajočem meniju opcijo ‘Podatkovne vrstice’.

1. Iz seznama pač izberete barvo, ki vam najjbolj ustreza

Napredne možnosti

V kolikor v zadnjem koraku izberete opcijo ‘Več pravil…‘

pa se vam odpre novo okno, kjer lahko obliko še dodatno spreminjate

Na prikazenam oknu bi vas opozoril na tri označene lastnosti:

1. RDEČE – v kolikor izberete to opcijo, v celici ne bodo vidne vrednosti temveč samo obarvani deleži
2. ZELENO – s pomočjo omenjenih izbir vplivate na najmanjšo in največjo prikazano vrednost
3. VIOLIČNO – tukaj pa lahko izberete barvo in način prehoda oz. barvno lestvico

Ob tem pa se pojavi večni problem, ker morate kasneje v vrtilni tabeli znova in znova nastavljati območje novih podatkov.

Dinamični podatki

Kot smo se naučili pri dinamičnih grafih, pa vam z malce iznajdlivosti tega seveda ni potrebno početi.

Namesto da uporabite fiksno območje za določitev podatkov, raje določite dinamično območje in vrtilna tabela se bo vedno prilagodila količini podatkov.

Ko torej v prvem koraku vrtilne tabele določite območje podatkov, namesto fiksnega območja (npr =A1:H23476), raje uporabite dinamično območje (npr. =podatki). Območje poimenujete natanko tako, kot je opisano tukaj.

Ko imate območje enkrat določeno in poimenovano (npr. podatki), pa lahko v drugem koraku čarovnika preprosto izberete to poimenovano območje

Še celoten postopek v slikah

1. Imate podatke, nad katerimi želite izdelati vrtilno tabelo

2. Če se takoj lotite izdelave vrtilne tabele, bi morali določiti fiksno območje – to ni dobro

3. Zatorej raje določite dimanično območje

V tem konkretnem dinamičnem območju smo rekli oz. zahtevali sledeče:

=OFFSET(List1!$A$1;          ' začni v celici A1
        0; 0;                ' nič se ne odmakni ne levo ne desno
        COUNTA(List1!$A:$A); ' območje j veliko toliko kot je
                             ' polnih celic v prvi koloni
        10)                  ' in ima 10 kolon

5. in to je to :) !

Manj pa je znano to orodje v Wordu, a je ravnotako preprosto in ravnotako uporabno, ter deluje v obe smeri.

Word pred različico 2007

V kolikor imate vpisano (prekopirano) neko besedilo ločeno z nekim znakom, ga lahko preprosto in hitro spremenite v tabelo, tako da izberete Tabela / Pretvori / Besedilo v tabelo… Odpre se priročno okno, kjer izberete ločilo in Word bo tekst pretvoril v tabelo.

Gre pa tudi obratno. Torej imate tabelo, jo izberete, nato izberete Tabela / Pretvori / Tabelo v besedilo … in namesto tabele dobite besedilo ločeno z izbranim znakom.

Word različice 2007 in naprej

Ko imate besedilo v tabeli in tabelo izberete, Word v traku doda zaviheke Orodja za tabele in tam na zavihku Postavitev izberete opcijo Pretvori v besedilo (nahaja se skrajno desno v traku).

V kolikor pa imate besedilo in ga želite pretvoriti v tabelo, pa besedilo označite in na zavihku Vstavljanje izberite opcijo Tabela ter tam podopcijo Pretvori besedilo v tabelo…

Pri uporabi elektronske pošte imate tako na voljo 3 polja:

• Za (To) je najpogosteje uporabljeno in tudi edino mora biti izpolnjeno. Vanj seveda vpišete, komu želite elektronsko pošto poslati.
• KP (Cc) je polje, kamor naštejete vse ljudi, ki jim želite poslati kopijo tega elektronskega sporočila. Iz praktičnega stališča ni pravzaprav nobene razlike, ali vi elektronsko pošto ljudem pošiljate tako, da jih vse naštejete v polje Za ali pa enega v Za in vse ostale v KP.
• SKP (Ccc) pa je, kot že omenjeno, posebno polje, saj bodo ljudje, ki so zapisani v polje SKP ravnotako dobili kopijo elektronske pošte, le da ostali prejemniki tega ne bodo vedeli. Ko namreč vi ljudi naštejete v polja (Za ali KP) vsi vidijo, kdo vse je dobil elektronsko pošto.

Zakaj torej uporabljati SKP

Polje je v originalu namenjeno za izmenjavo elektronske pošte, kjer ne želite, da prejemnik ve, da ste to pošto poslali še komu. V praksi se to največkrat uporablja, kadar želite obvestiti tudi nadrejenega o komunikaciji, a ne želite, da prejemnik to ve.

Kje v Outlook-u 2007/2010 pa se to polje nahaja?

Da; ker je uporaba tega polja v komunikaciji vsaj malo sporna (ni pošteno do naslovnikov!) so ga v Outlooku malce skrili. Prikažete ga tako, da se v traku postavite na zavihek Možnosti in pritisnete gumb Prikaži >>Skp<<.

Pot do rezultata je skrajno preprosta . Vse kar je potrebno storiti je, da z miško označite eno številko (eno oznako) in Word bo avtomatično izbral vse preostale.

Sedaj, ko je element izbran, pa samo še določite izgled (nabor znakov, velikost, barva…) in Word bo to avtomatično apliciral na vse oznake…

• zneski, kjer želimo, da oznaka valute ostane ob znesku in ne gre v drugo vrstico
• oznake mer, kjer, podobno kot pri zneskih, želimo, da mera ostane ob številki
• Kakšne posebne kratice, npr. d. o. o.
• …

Trivaialna, a ne nujno pravilna rešitev

Omenjeno dilemo najlažje rešimo tako, da vmes pač ne vstavimo presledka in tako npr. napišemo 12,00€ ali 3m, d.o.o….

Pravilna rešitev

Če v besedili pač morajo biti presledki, lahko Wordu zaukažemo, naj presledek vseeno naredi, a to naj bo poseben nedeljivi presledek.

Nedeljivi presledki so posebni presledki, saj na njih Word ne bo prelomil vrstice. Če torej Word ob urejanju pride do situacije, kjer bi moral biti znesek v prvi vrstici, valuta pa v drugi, tega pač ne bo dovolil in bo tako znesek kot valuto zapisal v drugo vrstico.

Da bi to dosegli moramo med znesek in valuto vpisati poseben – nedeljivi – presledek. Do njega pridemo tako, da pritisnemo kombinacijo tipk <CTRL>+<SHIFT>+<PRESLEDNICA>. To je vse

Torej ko želite v Wordu napisati 10 m morate to storiti tako, da napišete 10, pritisnete kombinacijo tipk <CTRL>+<SHIFT>+<PRESLEDNICA>, ter nato pišete dalje…

Včeraj so namreč izbrali novi logotip, ki ga predstavljam spodaj. Hkrati pa predstavljam tudi vse dosedanje logotipe Oken in hm… meni je obstoječ bolj všeč … Je pa res da se vračajo k osnovam, k prvim oknom…

Windows 7

Windows Vista

Windows XP

Windows 2000

Windows 98

Windows 3.1

Windows 1.0

Seveda pa ne želite, da bi to izpadlo kar tako malo mimo, temveč bi želeli to izpisati s kakšno lepo pisavo in na računalniku imate 200 pisav, pa sploh ne veste:

1. Kako izgledajo
2. Ali znajo natisniti Č, Š in Ž

Spodaj vam prilagam majhen makro, ki vam bo v Wordu izdelal tabelo vseh naborov znakov, ki jih vaš računalnik pozna. Hkrati pa boste tudi videli ali izbrana pisava zna natisniti črke Č, Š in Ž (prilagam pa tudi datoteko, ki makro že vsebuje ):

Sub VsiFonti()
  Application.ScreenUpdating = False

  Dim doc As Document: Set doc = Documents.Add

  Dim tabela As Table: Set tabela = doc.Tables.Add(Selection.Range, FontNames.Count + 1, 2)

  With tabela
    .Borders.Enable = False
    .Cell(1, 1).Range.Font.Name = "Arial"
    .Cell(1, 1).Range.Font.Bold = 1
    .Cell(1, 1).Range.InsertAfter "Font"
    .Cell(1, 2).Range.Font.Bold = 1
    .Cell(1, 2).Range.InsertAfter "Primer izpisa"
  End With

  Dim vrst As Integer
  For vrst = 1 To FontNames.Count
    With tabela
      .Cell(vrst + 1, 1).Range.Font.Name = "Arial"
      .Cell(vrst + 1, 1).Range.Font.Size = 10
      .Cell(vrst + 1, 1).Range.InsertAfter FontNames(vrst)
      .Cell(vrst + 1, 2).Range.Font.Name = FontNames(vrst)
      .Cell(vrst + 1, 2).Range.Font.Size = 10
      .Cell(vrst + 1, 2).Range.InsertAfter "ABCČDEFGHIJKLMNOPRSŠTUVZŽ" & vbCr & _
         "ABCČDEFGHIJKLMNOPRSŠTUVZŽ" & vbCr & "0123456789"
    End With
  Next vrst

  tabela.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending

  Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Prilagam pa tudi datoteko, ki omenjen makro že vsebuje in vse kar morate storiti je da:

1. datoteko odprete,
2. omogočite makre,
3. pritisnete velik gumb ‘Izpiši vse pisave v mojem računalniku…’

..:: Datoteka z makrom ::..

Ideja ACTA je v zaščiti avtorjev in ta ideja ni slaba. Avtorji potrebujejo (potrebujemo) neke vrste zaščito… Povsem zgrešena je izvedba!

Zatorej na protestih ne smemo vpiti, da smo vsi pirati – to je voda na mlin ljudi, ki so sprejeli ACTA-o!

Za dobro razjasnitev pojmov, proti čemu se borimo, vam lahko predlagam izjemno predavanje, ki pa na žalost ni podnaslovljeno v našem prelepem jeziku, zatorej ga morate poslušati in brati v angleščini ali kakšnem drugem “svetovnem” jeziku. A zagotovo je to ZELO DOBRO unovčenih 14 minut vašega življenja…“Defend our freedom to share or why sopa is a bad idea”

Preden lahko nastopimo proti nekomu se moramo dobro podučiti kaj je pravi problem, kje je težava in razumeti moramo zakaj je do problema prišlo, saj problem zares obstaja… In dokler si bomo pred problemom zatiskali oči, dokler ne bomo tudi sami naredili kaj bo zabavna industrija pritiskala in vsakdo, ki bo jasno kršil pravila jim bo pomagal. Če se torej ne strinjate z zabavno industrijo ji ne pomagajte in se od nje oddaljite. Ne kopirajte in glejte njenih filmov, njene glasbe… Če ne želite biti del sistema si izločite in tako jih boste najbolj kaznovali!

Zato ker ljudje napačno menijo, da imajo pravico kopirati najnovejše Hollywoodske uspešnice nam industrija grozi, da bo zaprla wikipedijo, TED in še 1000000 drugih strani ki izobražujejo in ne kradejo – TO JE PROBLEM ACTA!

A kot že rečeno več v 14 minutah izobraževanja!