Posts Tagged ‘mail merge’

Spajanje dokumentov – slike

Petek, Oktober 28th, 2011

Na forumu, se je pojavilo zanimivo vprašanje, na katerega sem pozabil odgovoriti v knjigi o spajanju dokumentov. Vprašanje je namreč kako spojiti slike v dokument. Kot rečeno, sem na omenjeno tematiko v knjigi pozabil, zato to napako odpravljam v današnjem blogu.

Seznam s slikami

Kot veste (ali pa lahko preberete v zgoraj omenjeni knjigi), se spajanja dokumentov lotimo tako, da pripravimo nek seznam na eni strani, ter nek kalup (dokument v Word-u) na drugi strani. Ob spajanju dokumentov, pa Word na vsako mesto, ki smo ga v kalupu označili doda ustrezen element iz seznama. Tako lahko hitro in preprosto dobim personalizirane dokumente, elektronsko pošto, vabila…

Omenjen seznam se lahko nahaja v Excelu, Wordu, tekstovni datoteki, podatkovni bazi… In v takšnem seznamu se seveda lahko nahajajo tudi slike. Že res da lahko imamo v podatkovni bazi tudi slike, v večini drugih seznamov pa slik preprosto ne moremo imeti. Če vstavimo sliko v Excel, potem Excel naredi nov objekt in slika se nahaja v objektu samem in ne v celici Excela.

To pa z drugimi besedami pomeni da boste imeli seznam pripravljen tako, da bodo v njem samo poti do slik. In seveda je želja, da se v Wordu, namesto poti vidi pač slika sama. In kako to doseči?

Prikaži sliko!

Predvidevajmo torej, da imate seznam, v katerem je zapisana tudi pot do slike:


Ko v wordu spojite dokument, dobite takšen vzorec;

Slika z imenom «Ime» izgleda takole «Slika»

In če to spojite dobite seznam brez slik

Word ima v kalupu seveda polja, kamor vstavlja posamezne elemente obrazca. V kolikor pritisnete kombinacijo ALT+F9 boste v dokumentu omenjena polja tudi videli:

Slika {MERGEFIELD "Ime" } izgleda takole { MERGEFIELD "Silka" }

Da bomo torej v dokumentu videli tudi slike je potrebno v dokument vstaviti še eno polje in to je polje INCLUDEPICTURE, kar bi po naše pomenilo ‘Vključi sliko’. Naredite torej sledeče:

  1. Pobrišite polje MERGEFIELD »slika«
  2. Pritisnite CTRL+F9 in Word vstavi v dokument novo polje v katerega vpišite INCLUDEPICTURE
  3. Znotraj polja še enkrat pritisnite CTRL+F9 in Word bo vstavil še eno polje, v katerega vpišite IF TRUE
  4. Potem CTRL+F9 pritisnite še enkrat in v novo polje vpišite MERGEFIELD “Slika”
  5. S tem ste torej dobili sledeče:
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE { MERGEFIELD "Slika" } } }

Ko sedaj spojite dokument pa dobite pričakovan rezultat:

Zakaj IF stavek

V kolikor razmišljate čemu služi tisti IF stavek vas moram potolažiti, da je slednji tam samo zaradi napake Word-a, ki brez IF stavka elementa ne preračuna in vedno pokaže isto sliko. V kolikor pa v polje vstavite omenjen IF stavek pa Word polje preračuna ob vsakem izpisu in to pomeni, da je tudi slika ob vsakem zapisu druga!

In to je natanko tisto, kar smo želeli doseči 😉

Vse o spajanju dokumentov si lahko preberete tudi v elektronski knjigi!.

Dodatek 30.10.2011

V fazi združevanja dokumentov lahko tudi preglejujete posamezne združene elemente v Wordu in v tem primeru vam Word vedno kaže eno in isto sliko – torej ne osveži slike. Rešitev tega problema pa je tudi trivialna! Polju INCLUDEPICTURE je potrebno dodati atribut \d. Izvesti je torej potrebno še šesti korak, kjer polju INCLUDEPICTURE na koncu dodate še atribut \d, ter s tem dobite sledeč zapis:

{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE { MERGEFIELD "Slika" } } \d }

Združevanje dokumentov in številčenje strani

Ponedeljek, Marec 21st, 2011

Spet je bilo vprašanje uporabnika tisto, ki me je napeljalo k temu zapisu. Pogost problem ob spajanju dokumentov je številčenje strani. V kolikor vsakemu izmed prejemnikov pošljete več kot en list, se včasih odločite in liste oštevilčite. Če za številčenje izberete samo številko strani ni problema saj združeni dokument, ki nastane ob spajanju, lepo številči strani za vsakega prejemnika posebej. Strani si torej sledijo takole 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3,…

Problem pa se pojavi, če želite prejemnikom zapisati tudi koliko je vseh (njihovih!) strani. V glavnem dokumentu izberete opcijo ‘vstavi število strani’ in potem dokument spojite in dobite sledeče zaporedje: 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, kar je seveda napačno, saj bi morali biti 1/3, 2/3, 3/3 (za prvega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za drugega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za tretjega prejemnika).

Kako rešiti ta problem?

No najprej se moramo vprašati, kako Word doseže originalno številčenje torej dejstvo, da ima vsak prejemnik svoje strani označene od 1 do 3? Preprosto; Word med vsakega prejemnika vstavi sekcijo (več o tem si lahko preberete v temle odgovoru) in lepota sekcij je ravno v tem, da lahko ima vsaka sekcija lastno številčenje. V spojenem dokumentu je torej vsak prejemnik zaprt v lastno sekcijo in kot takšen ima lastno številčenje.

Torej vsak prejemnik ima lastno sekcijo in v kolikor želimo prejemniku povedati koliko je vseh njegovih strani, moramo Wordu zaukazati, da naj izpiše zaporedno številko strani in ob njej ne število vseh strani v dokumentu, temveč število strani v sekciji.

Polje ‘SectionPages’ izpiše število strani v sekciji

Za izpis števila strani je torej v dokument potrebno vstaviti polje, ki bo Word-u zaukazalo, naj izpiše število vseh strani v sekciji in ne v celotnem dokumentu. To polje se imenuje ‘SectionPages’ in v Word ga vstavite preprosto tako, da izberete:

  • Word 2003 – (meni) Vstavljanje /Polje
  • Word 2007/2010 – (zavihek) Vstavljaje / (skupina) Hitri deli/ (podmeni) Polje

V obeh primerih se vam odpre spodnje okno, kjer na levi strani poiščete izbor ‘SectionPages’ in potrdite. Na sliki imate z zelenim okvirjem označene tudi opcije s pomočjo katerih lahko spremenite izged številke v dokumentu.


Tako; s tem ste dosegli, da ima vsak prejemnik liste oštevilčene natanko tako kot jih pričakuje; torej 1/3, 2/3, 3/3 in ne recimo 1/27, 2/27, 3/ 27 (ali kaj podobnega).

Razbijanje spojenega dokumenta po prejemnikih

V kolikor uporabite programsko kodo za razdelitev dokumentov pa vam za nič izmed naštetega ni potrebno skrbeti, saj vam slednja vaš spojeni dokument razbije in za vsakega prejemnika izdela njegov lasten dokument, kar pomeni, da bo številčenje v vsakem primeru pravilno saj ima vsak prejemnik lasten dokument in zatorej lastno številčenje :)!

Tiskanje več ovojnic hkrati

Ponedeljek, November 22nd, 2010

V kolikor želite natisniti ovojnice za več prejemnikov, boste v Wordu uporabili orodje za spajanje dokumentov, o katerem si lahko podrobno preberete tukaj.

Kaj pa če želite eno ovojnico natisniti večkrat? Dobro, če znate tiskati ovojnice za več prejemnikov, si preprosto naredite seznam prejemnikov (v tem konkretnem primeru je pač en prejemnik zapisan poljubno krat…). A navkljub vsemu je to malce zamudno in nepregledno.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2007/2010

V kolikor želite v Wordu natisniti samo eno konkretno ovojnico, to storite preprosto tako, da izberete ustrezno orodje, ki ga najdete na zavihku ‘Pošiljanje’, opcija ‘Ovojnice’.

Omenjena opcija vam odpre novo okno, kjer vpišete prejemnika, pošiljatelja, izberete tip ovojnice in pritisnete gumb ‘Natisni’ – Word natisne ovojnico in magije je konec :(… Če želite natisniti novo, morate začeti od začetka.

Toda ni vse izgubljeno. Na oknu za vnos se nahaja tudi gumb ‘Dodaj v dokument’. Ta gumb pa vam izbrano ovojnico vstavi v trenutni dokument in ko je ovojnica enkrat v dokumentu jo lahko z ukazom ‘Natisni’ natisnete poljubnokrat 🙂.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2003

Postopek je enakovreden tistemu v Wordu 2007 le, da se ukaz za ovojnice skriva pod menijsko opcijo Orodja /Pisma in pošiljanje / Ovojnice in nalepke… Od tu dalje je vse enako.

Spajanje dokumentov

Ponedeljek, Julij 26th, 2010

V času počitnic mnogi blogi zadihajo s polnimi pljuči, saj avtorji odidejo na morje in jih ne bombardirajo s prispevki. No tudi mojemu blogu se pozna počitniško nedelo, a to ni pravi izgovor. V tem času sem namreč intenzivno pisal 2 novi e-knjigi, ki bosta izšli samo v e-obliki.

S prihodom septembra boste namreč mnogi prišli do problema, ki boste morali reklamno (ali kakšno drugo) pošto poslati mnogim prejemnikom in to vam bo vzelo veliko časa. A problem je rešen in rešen je zelo dobro, le mnogi ga ne poznate ali pa se vam zdi prezapleten. Na spletu lahko najdete tečaje, katerih vrednost pa znaša 180€ na osebo. Za 180€ ste mnogi dobili last-minute počitnice kje ob obali!

Novi e-knjigi v začetku avgusta

Ker se tudi meni zdi 180€ veliko denarja, sem vam pripravil e-knjigo, ki vas bo ob primerih (slednji so seveda priloženi!) vodila skozi celoten postopek. Za ceno dveh kino vstopnic se boste torej hitro in preprosto naučili postopka spajanja dokumentov v Word-u 2003 ali 2007. Razlika je torej očitna 180€ ~ dve kino vstopnici!

Predogled obeh knjig vam je že na voljo in vabim vas, da si ju ogledate ter se sami prepričate o resnosti mojih navedb. Predogled e-knjige za Word 2007 in predogled e-knjige za Word 2003.

V kolikor se sprašujete, kaj spajanje dokumentov sploh je in kako vam lahko pomaga, naj vam omenim, da s njegovo pomočjo lahko natisnete vabila, dopise, nalepke, ovojnice… Natančnejši opis pa lahko najdete v predogledu knjige!

Razbijanje dokumentov

Mnogi pa spajanje dokumentov že poznate in ga tudi uporabljate, ste pa ob njem naleteli na problem, da Word dokumente sicer lepo združi, ne zna pa jih razdružiti.

Da bom ponudbo zaokrožil, sem vam torej pripravil tudi edinstven dodatek za Word 2003 in Word 2007, ki vam bo omogočil ravno to. Iz spojenega dokumenta vam bo pridobil posamezne dokumente. A makro ne dela samo to, temveč vam omogoča hitro kopiranje poljubnega dela nekega Word-ovega dokumenta.

Tudi dodatka za Word 2007 in Word 2003 ste že dosegljiva in delujeta, a sta malenkostno omejena in za polno funkcionalnost ju morate registrirati. Da, tudi cena omenjenega dodatka bo povsem simbolično enaka vrednosti dveh kino vstopnic.

Prednaročila

Vabim vas da mi pišete in si s preprosto e-pošto zagotovite še dodaten popust.

Knjigi in dodatki bodo dosegljivi v prvem tednu avgusta.