Posts Tagged ‘Word’

Avtomatično številčenje v Word-u (III. del)

Torek, April 8th, 2014

V prvem in drugem delu sem pokazal kako v Wordu deluje avtomatično številčenje, v zadnjem blogu te serije, pa bom pokazal kako številčiti poljubne elemente in seveda kako v Word-u številčiti slike kot 10a, 10b.

Poljubno številčenje

Za uporabo avtomatičnega številčenja nam ni potrebno poseči po bolj ali manj skritih oknih Worda, temveč lahko polje preprosto vstavimo sami. Ko želimo nek element oštevilčiti se postavimo na trak Vstavljanje in iz opcije Hitri deli izberemo Polje…

Odpre so novo okno za vstavljanje polj:word_stevilcenje6
V oknu poiščemo polje SEQ, mu zgoraj dodamo poljubno oznako (npr. člen) in že imamo novo avtomatično številčenje. V tem primeru bi torej lahko avtomatično številčili člene v nekem pravnem dokumentu.

Obstaja pa še hitrejše vrivanje formul in to preprosto tako, da pritisnete kombinacijo CTRL + F9 in formulo vpišete.

Številčenje slik kot 10a, 10b

Pri vprašanju številčenja slik s pod-zaporedjem a, b, c moramo torej najprej rešiti problem trenutne prekinitve številčenja. Ko Word naleti na sliko, ki naj bi jo številčil s številko 11, mu moramo to prepovedati.

To lahko dosežemo z uporabo stikal polj (parametrov polj). Vsako polje v Wordu lahko namreč ima eno ali več stikal, ki natančneje določajo obnašanje polja. Polje SEQ tako recimo pozna stikala \c, \h, \n, \r in \s.

Stikalo, ki zanima nas je \c saj je to stikalo, ko Wordu zaukaže naj v tem primeru ne išče naslednje številke, temveč naj vzame trenutno številko:

Polje Rezultat
Slika { SEQ Slika }…. Slika 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 1….
Slika { SEQ Slika \c }A…. Pazi! Slika 2A….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 1….
Slika { SEQ Slika \c }B….  Pazi Slika 2B….
Graf { SEQ Graf \c }A….  Pazi! Graf 1A….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….

Z uporabo tega stikala lahko torej prvič sliko normalno številčimo in ji dodamo črko a:

Slika { SEQ Slika }a: Pregled v januarju

Naslednjič pa uporabimo stikalo \c in dodamo črko b:

Slika { SEQ Slika }b: Pregled v februarju

Ter s tem dobimo iskani rezultat! 😉

Avtomatično številčenje v Word-u (II. del)

Torek, April 8th, 2014

V prejšnjem delu smo si ogledali kako avtomatično številčiti slike v Word-u. Odprti pa sta ostali vprašanji:

  1. Kje so tu kakšna polja?
  2. Kako to sploh deluje?

Kje so tu kakšna polja?

Ko v dokument vstavimo nov napis nam Word pravzaprav vrine polje, kar je lepo in hitro vidno, če mu zaukažemo, naj nam polja prikaže.

Word seveda polja skriva in prikazuje njihov rezultat, saj je to tisto kar nas kot uporabnike zanima!

Polja razkrijete preprosto tako, da pritisnete kombinacijo ALT + F9. Z omenjeno kombinacijo polja izmenično prikazujete ~ skrivate. Če imate torej v dokumentu podnaslovljeno sliko, to izgleda takole:

word_stevilcenje3
Ko polja prikažete pa takole:

 

word_stevilcenje4S tem sem torej razložil od kot se pojavijo polja oz. zakaj takšna polja sploh osvežujemo.

Kako to sploh deluje?

Kot vidite zgoraj, Word v dokument vriva polje SEQ. Besedica SEQ izhaja oz angleščine oz. besedice sequence oz. zaporedje, kot to imenujemo na sončni strani Alp.

V kolikor bi v dokument vstavili tudi avtomatično osveževanje tabel in gantogramov, bi se nam po dokumentu pojavile sledeča polja:

 

word_stevilcenje5

Iz tega je lepo razvidno kako Word-u uspe elemente avtomatično številčiti. Vsakič ko naleti na polje SEQ pogleda napis, ki ji sledi in ta napis privzame kot element številčenja. Ko prvič naleti na nek dokument mu postavi vrednost 1, naslednjič 2, potem 3…

Postopek je torej sledeč:

Polje Rezultat
Slika { SEQ Slika }…. Slika 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 3….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 1….
Slika { SEQ Slika }…. Slika 4….
Graf { SEQ Graf }…. Graf 2….
Preglednica { SEQ Preglednica }…. Preglednica 2….

 

Naslednjič pa bom odgovoril na originalno vprašanje uporabnice foruma ‘Kako doseči, da Word številči slike kot 10a in 10b‘.

 

Avtomatično številčenje v Word-u (I. del)

Torek, April 8th, 2014

Oh, zmanjkalo mi je časa za redno pisanje bloga, saj sem se ukvarjal z zanimivim projektom za podjetje EGP, kjer je bila moja naloga optimizirati tisk. Zelo zanimivo, kako nastane škatlica oz. tisk na njej…

Toda seveda to ni poanta bloga, zato se vrnimo k temu, kar vam imam namen pokazati danes oz. vam bom prikazal v par naslednjih prispevkih. K pisanju je pripomoglo vprašanje uporabnice mojega foruma, ki jo je zanimalo, kako bi lahko v Word-u oblikovala dokument tako, da bi imele slike številčenje 10a, 10b in podobno. Seveda je tu govora o avtomatičnem številčenju :).

Kot vedno bomo torej najprej spoznali osnove.

Kako torej podnasloviti slike, da se bo do avtomatično številčile?

Preprosto.

  1. V Wordu označite sliko in pritisnite desni miškin gumb.
  2. Glede na verzijo Worda se vam bo odprl hitri menu z več ali manj izbirami. word_stevilcenje1
  3. Iz menija izberite opcijo Vstavi napis… In zopet se vam bo, glede na verzijo Worda, odprlo novo okno, ki je bolj ali manj podobno sledečemu: word_stevilcenje2
  4. V vsakem primeru pa boste imeli možnost napisati naslov slike (prvo vnosno polje Napis). Nikakor seveda ne izbrišite napisa ‘Slika 1’!
  5. Izbrali boste lahko drugačno oznako, saj ob številčenju seveda niste omejeni samo na slike (izbor Oznaka)
  6. In izbrali boste lahko položaj napisa; torej ali bo napis nad sliko ali pod njo (izbor Položaj).
  7. Ob teh opcijah pa imate, kot vidite, na voljo še nekaj preostalih opcij med katerimi sta uporabni predvsem dve:
  • Nova oznaka – z njo si izberete novo oznako za nek vaš element (npr. Gantagram)
  • Oštevilčenje – kjer lahko poveste ali bo v oznako slike vključena tudi številka poglavja. Včasih namreč želimo oz. potrebujemo dokument, kjer ima vsako poglavje številčene slike od 1 dalje.

Ko torej takole dodate napise k slikam, lahko slike (z napisi skupaj!) prosto premikate po dokumentu oz. jih vrivate / brišete … pa bo številčenje vedno pravilno. Seveda ne pozabite osvežiti številčenja oz. osvežiti polj! To naredite s tipko F9 (Osveži polja):

  1. Izberite celoten dokument (CTRL + A)
  2. Osvežite polja (F9).

Kakšna polja?

Vprašanje, ki se pojavi je: »Zakaj moramo osvežiti polja oz. kje so kakšna polja?«.

Na to vprašanje pa vam bom odgovoril naslednjič, ko bom razložil na kakšen način takšno avtomatično številčenje sploh deluje.

Katere povezave uporablja moja datoteka?

Ponedeljek, Oktober 21st, 2013

Danes sem na forumu prejel zanimivo vprašanje, katerega rešitev je prav zanimiva. MS namreč spremlja (če mu to dovolite), kaj uporabniki počno in predvsem, česa ne počno. In če neke funkcije veliko uporabnikov ne uporablja jo preprosto skrijejo, da ne moti večine, ki je tako ali tako ne uporablja.

Ena izmed takšnih funkcij, ki je veliko uporabnikov ne uporablja, sam pa jo pri urejanju diplomskih nalog redno uporabljam, je pregled povezav dokumenta.

Kot verjetno veste, lahko Word-ov dokument vsebuje elemente, ki so povzeti iz drugih datoteke (recimo grafe, ki se nahajajo v Excelovi datoteki). Na ta način sta datoteki povezani in ko se graf spremeni v Excelu se sprememba takoj odrazi tudi v Wordu.

Vse lepo in prav, a danes ne bom govoril o tem. Z Word-om 2010 je MS namreč skril funkcijo, ki nam je omogočila pogledati katere povezave vsebuje naša datoteka

Kako priti do tega okna?

Kot rečeno je torej potrebno v Wordu 2010 in nadalnjih malce telovadbe, da pridemo do tega okna:

Najprej odpremo okno z možnostmi našega Word-a

V oknu z možnostmi se postavimo na Orodna vrstica za hitri dostop’. Na desni strani se pokažejo nove možnosti, kjer na vrhu izberemo ‘Vsi ukazi’ v ponujenm seznamu spodaj najdemo ukaz ‘Uredi povezave do datotek’ ter jih dodamo na hitro vrstico.

In tako imamo opcijo v naši hitri vrstici:

Dvojni pogled na dokument

Ponedeljek, December 10th, 2012

Word nam omogoča, da isti dokument hkrati urejamo na dveh različnih mestih znotraj dokumenta. Tako lahko recimo hkrati urejamo uvod in zaključek ali pišemo vsebino in vidimo, kaj se dogaja s kazali.
Uporaba orodja je skrajno preprosta saj je vse, kar je potrebno storiti samo z miško klikniti na opcijo Razdeli, ki se nahaja na zavihku Ogled.

Word nas prestavi v dokument, kamor nariše vodoravno črto, s katero določimo, kje želimo prerezati pogled dokumenta. Ko se odločimo in z miško kliknemo, nam word prikaže isti dokument zgoraj in spodaj.


Med obema deloma se lahko preprosto sprehajamo in ju neodvisno urejamo. Hkrati pa nam Word omogoča tudi neodvisno nastavljanje velikosti pogleda in podobnih elementov…

Kako v Word hitro zapisati veliko besedila

Sreda, November 21st, 2012

Kadar oblikujete dokumente oz. predvsem kadar pripravljate predloge po katerih bo kdo drug urejal dokumente, potrebujete testno besedilo.

Dandanes je do testnega besedila priti dokaj preprosto. Odprete poljubno spletno stran in iz nje prekopirate besedilo v vaš dokument.

A gre še lažje, hitreje in z malce več kontrole. V Prano vrstico v Wordu vpišite =RAND() in pritisnite ENTER in …. Pojavilo se bo besedilo 🙂

Imate pa nad besedilo še malce več kontrole, saj lahko Wordu tudi poveste koliko odstavkov želite in koliko stavkov v vsakem odstavku želite. To zapišete kot parametra funkcije. Funkcija ‘=RAND(10, 4)’ bi izpisala 10 odstavkov s po štirimi stavki. 😉

Tabulatorji II

Torek, September 18th, 2012

Zadnjič smo spoznali osnovni namen tabulatorjev, danes pa si bomo ogledali še tri dodatne vrste tabulatorjev, ki vam v poslovnem svetu dostikrat lahko pomagajo.

Današnja tematika je tako praktična, da si bomo vse ogledali direktno na primerih. Izhajali bomo iz preprostega seznama živil s cenami. Med nazivom izdelka in ceno smo že vstavili tabulator in dobili sledeč izgled:

Če sedaj dvokliknete  po oznaki tabulatorja (obkrožen z rdečo), se nam odpre novo okno, kjer lahko tabulatorje natančno postavljamo:

Kot je vidno na sliki, imamo trenutno definiran en tabulator, ki se nahaja na 2,54 centimetrih (PS: to je ravno en inch, kar pa nima nobene zveze oz. je čisto nepomembno). To je levi tabulator in nima vodline črte.

Če namesto levega izberemo sredinski tabulator…

…se nam vse cene poravnajo po sredini (to seveda v tem konkretnem primeru nima nobenega smisla).

Če pa v oknu izberemo decimalno poravnavo pa je vse skupaj že precej bolj smiselno, saj so vse cene takoj lepo poravnane po decimalni vejici:

Če cene oblikujemo še »z manjkajočimi« ničlami, pa sploh dobilo lep izgled:

Lahko pa naredimo še nekaj boljšega in pri tabulatorju zaukažemo še vodilne pike, pa se nam skozi celoten prazen prostor (torej skozi prostor) tabulatorja lepo izrišejo pikice.

Še dve povsem praktični uporabi

Podpis v poslovnem pismu:

Večina poslovnih pisem se konča s krajem in datumom na levi strani, ter podpisnikom na desni strani. Večina ljudi na žalost ta problem spet rešuje z uporabo presledkov, nekateri »naprednejši« z uporabo tabel (tabela z dvema celicama, v levi sta kraj in datum, v desni pa podpisnik, ki je poravnan desno)..

Redko kdo pa uporabi najtrivijalnejšo, najhitrejši in zato seveda najboljšo pot. Med kraj in podpisnika vstavite desno poravnani tabulator in tabulator postavite na rob lista…. TO JE VSE!


Anketa:

Mnoge ankete so izdelane tako, da mora izpolnjevalec pač vpisati še nek tekst, kar stori z vpisom teksta na pripravljeno črto… In spet večina ljudi črte riše z vnosom 30 podčrtajev ali še kakšnimi bolj »domiselnimi« tehnikami; vse kar pa je potrebno storiti pa je vpisati vprašanje in pritisniti tabulator, pred katerim zaukažemo, naj se vidi črta:


Tabulatorji

Torek, September 11th, 2012

V nekaj nadaljnjih prispevkih bom govoril o tabulatorjih, saj opažem, da se uporabniki sploh ne zavedate kako uporabni so tabulatorji in kako zelo preprosto jih je uporabljati.

Kaj so tabulatorji

Še v času elektronskih pisalnih strojev je na tipkovnici obstajala posebna tipka (tipka TAB, ki je seveda od tedaj dalje tudi na računalniških tipkovnicah), ki je list premaknila na naslednje mesto, katerega pozicija je bila deljiva z 8. Ok; tole je malo težko razumeti, a ideja je preprosto v tem da se je s tipko TAB uporabnik lahko premikal med sledečimi pozicijami 8, 16, 24… Kot lahko sklepate pa je bilo to zamišljeno za lažjo izdelavo tabel.

No; boljši stroji so imeli potem tudi nastavljiv razmik tabulatorjev, kar pa za nas sploh ni več pomembno. V času računalnikov pač seveda pričakujemo, da bo funkcionalnost ohranjena oz. celo nadgrajena… in res je tako!

Tako lahko v Wordu preprosto z miško določamo, kje se bodo nahajali tabulatorji in kar je še posebej uporabno(!), z miško jih lahko preprosto premikamo po ravnilu in s tem seveda ustrezno premikamo tudi besedilo.

Primer uporabe

V vseh sličicah spodaj je v Wordu izbran prikaz vseh znakov in zato so presledki videti kot majhne pikice, tabulatorji kot puščice in znak za novo vrstico kot narobe obrnjena črka P.

Za začetek torej vzemimo dokaj klasičen primer, kjer želimo zapisati osebe, ki so pri nekem poslu pač sodelovale. Izgled je pač klasičen, kjer je na levi strani zapisana funkcija, na desni strani pa oseba, ki to funkcijo opravlja.

Večina uporabnikov to težavo rešuje z uporabo presledkov, kar je seveda povsem napačno iz mnogih razlogov in če omenim vsaj dva:

  • črke so neproporcionalno široke in zato s presledki besedila nikoli ne morete lepo (čisto) poravnati
  • če je potrebno (zaradi prostora) vsa imena prestaviti bolj desno je potrebno v vsaki vrstico dodati nekaj presledkov

Naprednejši uporabniki ta problem rešujejo s tabelami, kjer v prvo kolono zapišejo funkcijo, v drugo kolono pa osebo. To je povsem pravilna rešitev, ki dajte tudi lepe in pravilne rezultate a tabele o v tem primeru povsem odveč in jih ne potrebujemo.

Primer oblike, kjer so uporabljeni presledki:

Zamenjajmo vse odvečne presledke s tabulatorjem in dobimo uporabnejšo rešitev, ki pa (samo za kratek čas!) izgleda neurejena, saj Wordu nismo povedali, kje želimo imeti tabulator postavljen:

Zatorej označimo celoten tekst in z miško enkrat kliknemo na ravnilo, ter s tem postavimo tabulator. Seveda se lepo in takoj poravna celoten tekst (OPOMBA: Tekst je očrnjen, ker je izbran v celoti in zato postavitev tabulatorja velja za VSE vrstice!):

S tem pa smo pridobili še eno veliko prednost, če namreč tabulator premaknemo, s tem premikamo tudi tekst.

Ob premiku tabulatorja pa velja opomnik, da morate označiti vse vrstice katerih tabulator prestavljate, saj sicer prestavite tabulator samo za vrstico v kateri se nahaja kazalec, kakor je vidno na spodnji sliki:

Naslednjič pa bom spregovoril še o drugih vrstah tabulatorjev, saj znajo tabulatorji poravnati tekst levo, desno, na sredino…. ali pa celo po decimalnih vejicah!

Iz PDF-a v MS Pisarno

Četrtek, Avgust 16th, 2012

Današnji prispevek bo kratek a uporaben. Mnogo uporabnikov me namreč sprašuje kako lahko določen PDF dokument pretvorijo v Word ali Excel oz. v Word-ovo ali Excel-ovo datoteko.

Sedaj je to preprosto: Free PDF Creation Online je namreč spletna stran, kamor pošljete PDF datoteko in po pošti vam vrnejo Excelovo ali Wordovo datoteko in to zastonj :)..

Seveda pa se morate zavedati določenih omejitev in problemov z obliko, slovenskimi znaki ipd… A nekaj je le 😉

Word – sklicevanje na besedilo

Torek, Junij 26th, 2012

Zadnjič se je na enem izmed forumov pojavilo zanimivo vprašanje uporabnika, ki se je v Wordovem dokumentu želel sklicevati na določen tekst znotraj dokumenta samega.

Želja je torej imeti neko besedilo, ki se lahko večkrat pojavi, a pri tem želimo, da je vedno enako; če ga torej spremenimo na izvoru, se spremeni po celotnem dokumentu. Nekaj takšnega, kot sklic na celico v Excelu.

Seveda kaj takšnega ne potrebujete vsak dan in zato se le malo ljudi sploh zaveda, da je kaj takšnega možno realizirati tudi v Word-u.

Na hitro se recimo spomnim primerov iz pravne stroke ali pač poslovnega okolja, kjer želite, da se ime neke stranke večkrat pojavi v dokumentu in pri tem je seveda zelo zaželeno, da je ime konsistentno, torej enako skozi celoten dokument.

Kako torej kaj takšnega doseči v Wordu?

(more…)