Tag: Word

Izberite predmet brskanja

‘Izberite predmet iskanja’ se imenuje majhna pikica, ki se nahaja spodaj desno v Word-ovem oknu. Opcija je zelo malo znana a je uporabna in zato jo bom predstavil :).

Da se najprej razumemo o kateri pikici govorim. Gre za pikico, ki se nahaja v spodnjem desnem kotu okna in je na spodnji sliki označena z rdečim krogom. Sama sličica je sicer vzeta iz Word-a verzije 2007 a povsem enako izgleda tako v verziji 2003, kot 2010.


A ob že omenjeni »pikici« sta pomembni tudi obe puščici, ki sta nad/pod njo. Z omenjenima puščicama se premikate po straneh vašega dokumenta; gor ali dol, odvisno od smeri.


Če kliknete »pikico«, pa se ob njej odpre okno, ki je prikazano na spodnji sliki in šele tu se začne zanimivi del.

Če se z miško sprehajate med posameznimi sličicami, boste naleteli na opcije:

  • Prebrskaj po naslovu
  • Prebrskaj po grafiki
  • Prebrskaj po tabeli
  • ….

In ideja je preprosto v tem, da izberete neko opcijo in potem se pomen puščic spremeni. S puščicama se tako ne pomikate več med stranmi temveč med naslovi ali slikami ali tabelami…

Saj takole na »prvo žogo« stvar niti ne izgleda zelo uporabno a zagotovo ste v kakšnem daljšem dokumentu že želeli vse slike centrirati ali odebeliti naslove vseh tabel… Pa je iskanje posameznih slik/tabel kar naporno pa še kakšno lahko izpustite 😉

Če uporabite to, sicer zelo malo znano opcijo Word-a, pa ne morete zgrešiti nobene slike, tabele, naslova…

Pretvoriti PDF dokument v Word

Pretvorba PDF dokumentov v Word (Excel) je zelo pogosta želja uporabnikov in nekaj zakar se velikokrat obračate name.

Da bi ne zašel v prevelike podrobnosti naj samo povem, da v splošnem pretvorba iz PDF v nekaj drugega ni možna. Seveda obstaja program podjetja Adobe (to je podjetje, ki je postavilo PDF standard), ki je neverjetno drag in v principu omogoča tudi omenjene konverzije a ob tem obstajajo sledeče težave:

  1. Program je zelooo drag
  2. PDF format je že tako zlorabljen, da nekaterih dokumentov tudi takšen program ne more pretvoriti v enakovreden Word format (poruši se oblika)
  3. …in še kaj bi se našlo ;)…

Rešitev 1

Če torej odpade tista najboljša in najdražja rešitev moramo poseči po čem drugem in najlepše ter najlažje je, da v PDF dokumentu označimo celotno vsebino in jo prekopiramo v Word – seveda izgubimo obliko – tu ni kaj – a imamo vsaj vsebino in je ni potrebno prepisovati.

Rešitev 2

Mnogokrat pa se teksta iz PDF dokumenta ne da pridobiti (pa ne govorim tukaj nujno o zaščitenih dokumentih, katerih vsebine ni dovoljeno kopirati!) – tukaj je govora o čisto navadnih PDF dokumentih, ki jih proizvaja tisoče in tisoče različnih programov, a so slednji sestavljeni tako, da namesto teksta ob kopiranju dobite samo vprašaje oz. neberljive znake. In kaj sedaj?

No, v tem primeru pa lahko uporabite tehniko OCR (Optical Character Recognition) oz. tehniko strojne pretvorbe slik v besedilo. V splošnem bi to izgledalo takole: Natisnete PDF, liste z optičnim bralnikom (scanner) preberete v obliki slik in te slike obdelate z OCR programom, ki iz njih izlušči tekst.

Kot vidite smo šli pravzaprav iz dežja pod kap, saj bi morali sedaj najprej celoten dokument natisniti, potem kupiti optični bralnik in liste prebrati nazaj v računalnik ter nato uporabiti še neskončno drag OCR program da slike pretvorimo v besedilo.

No verjetno sumite, da bi bloga ne pisal, če bi ne obstajala krajša in cenejša (beri zastonj) pot. Pot skrajšamo, če namesto tiska in branja dokumentov nazaj preprosto direktno pretvorimo PDF v sliko in namesto zelo dragega OCR programa uporabimo zastonj spletne rešitve.

Pretvorbo PDF dokumenta v sliko lahko opravite tukaj http://docupub.com/pdfconvert/, zastonj optično branje pa tukaj: http://www.free-ocr.com/ Pa veselo na delo! :):)

Ah da; kot vidite lahko na takšen način preprosto zaobidete tudi zaščito dokumentov, kar pomeni, da lahko na takšen način kradete – namen tega nasveta nikakor ni slednje – torej namen tega zapisa ni kraja temveč pretvorba dokumentov, za katere imate pravico to početi, a so slednji zapisani tako, da tega pač drugače ne omogočajo!

Združevanje dokumentov in številčenje strani

Spet je bilo vprašanje uporabnika tisto, ki me je napeljalo k temu zapisu. Pogost problem ob spajanju dokumentov je številčenje strani. V kolikor vsakemu izmed prejemnikov pošljete več kot en list, se včasih odločite in liste oštevilčite. Če za številčenje izberete samo številko strani ni problema saj združeni dokument, ki nastane ob spajanju, lepo številči strani za vsakega prejemnika posebej. Strani si torej sledijo takole 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3,…

Problem pa se pojavi, če želite prejemnikom zapisati tudi koliko je vseh (njihovih!) strani. V glavnem dokumentu izberete opcijo ‘vstavi število strani’ in potem dokument spojite in dobite sledeče zaporedje: 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, kar je seveda napačno, saj bi morali biti 1/3, 2/3, 3/3 (za prvega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za drugega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za tretjega prejemnika).

Kako rešiti ta problem?

No najprej se moramo vprašati, kako Word doseže originalno številčenje torej dejstvo, da ima vsak prejemnik svoje strani označene od 1 do 3? Preprosto; Word med vsakega prejemnika vstavi sekcijo (več o tem si lahko preberete v temle odgovoru) in lepota sekcij je ravno v tem, da lahko ima vsaka sekcija lastno številčenje. V spojenem dokumentu je torej vsak prejemnik zaprt v lastno sekcijo in kot takšen ima lastno številčenje.

Torej vsak prejemnik ima lastno sekcijo in v kolikor želimo prejemniku povedati koliko je vseh njegovih strani, moramo Wordu zaukazati, da naj izpiše zaporedno številko strani in ob njej ne število vseh strani v dokumentu, temveč število strani v sekciji.

Polje ‘SectionPages’ izpiše število strani v sekciji

Za izpis števila strani je torej v dokument potrebno vstaviti polje, ki bo Word-u zaukazalo, naj izpiše število vseh strani v sekciji in ne v celotnem dokumentu. To polje se imenuje ‘SectionPages’ in v Word ga vstavite preprosto tako, da izberete:

  • Word 2003 – (meni) Vstavljanje /Polje
  • Word 2007/2010 – (zavihek) Vstavljaje / (skupina) Hitri deli/ (podmeni) Polje

V obeh primerih se vam odpre spodnje okno, kjer na levi strani poiščete izbor ‘SectionPages’ in potrdite. Na sliki imate z zelenim okvirjem označene tudi opcije s pomočjo katerih lahko spremenite izged številke v dokumentu.


Tako; s tem ste dosegli, da ima vsak prejemnik liste oštevilčene natanko tako kot jih pričakuje; torej 1/3, 2/3, 3/3 in ne recimo 1/27, 2/27, 3/ 27 (ali kaj podobnega).

Razbijanje spojenega dokumenta po prejemnikih

V kolikor uporabite programsko kodo za razdelitev dokumentov pa vam za nič izmed naštetega ni potrebno skrbeti, saj vam slednja vaš spojeni dokument razbije in za vsakega prejemnika izdela njegov lasten dokument, kar pomeni, da bo številčenje v vsakem primeru pravilno saj ima vsak prejemnik lasten dokument in zatorej lastno številčenje :)!

Vodni žig v Excelu

Vodnega žiga (to je tekst (ali slika!) v ozadju vsake strani, ki podaja pomembno informacijo) v Excelu še zmeraj nismo dočakali – pa bi ga večkrat potrebovali.

V Excelu recimo tiskamo cenike in vsakem podjetju se cene spreminjajo, včasih hitro, drugič počasneje a še huje je, ko izpis samo testiramo. Uporabnikom želimo ponuditi lep in uporaben cenik zato pač testiramo različne opcije in tako natisnemo različne cenike… A kaj ko vsi niso namenjeni kupcem in danes, ko vsi iščejo samo svoje pravice, lahko naletite na kupca, ki najde takšen cenik in zahteva izdelek po ceni, ki je napisana na tistem ceniku – cena pa je napačna – testna!

A ni vse izgubljeno!

Relativno preprosto pa tudi v Excelu dosežemo, da se na vsak list izpiše (izriše) poseben »vodni žig« in se s tem rešimo mnogih problemov:


Rešitev pa je preprosto v tem, da v poljubnem programu – lahko tudi v navadnem Risarju, ki ga dobimo z Okni – narišemo sliko v kateri napišemo tekst, ki ga želimo v ozadju ali pa narišemo sliko, ki jo želimo v ozadju. Ne pozabite pa, da morate to sliko (tekst) dovolj osvetliti, da bo res lepo sedla v ozadje, in da se bo prava vsebina videla skozi!

Ko imate torej sliko narisano, jo preprosto dodate v zaglavje lista in s tem dosežete, da bo Excel to sliko izrisal v ozadju povsem vsakega lista.

Postopek

  1. (Excel 2003) Izberete Datoteka/Priprava strani in odpre se novo okno(Excel 2010) Na zavihku ‘Postavitev strani’, kliknite na gumbek pri opciji ‘Priprava strani’
  2. Na novem oknu izberete zavihek Glava/Noga
  3. Kliknete gumb ‘Glava po meri’
  4. Odločite se ali želite sliko bolj levo, desno ali na sredini
  5. Iz nabora gumbov kliknete predzadnji gumb (slika gore s soncem v ozadju) in odpre se novo okno v katerem poiščite vašo sliko in jo izberite
  6. Vse skupaj potrdite!

Pohitrimo Word

Ob oblikovanju diplomskih nalog se včasih srečam z nalogami, ki imajo velikoooo slik. Včasih celo toliko, da Wordova datoteka zasede po 20MB in komaj sede v poštni nabiralnik. A to ni problem, ki ga želim izpostaviti danes.

Problem dokumentov z veliko slikami, še bolj pa dokumentov z velikimi slikami, je v času njihovega nalaganja oz. času ga potrebujete da se po takšnem dokumentu sprehajate. Ko greste preko strani s slikami traja, da jih Word izriše in to zna biti moteče.

V kolikor ste se slik nagledali je uporabno, da v času urejanja teksta slike preprosto izklopite, in Word bo “magično” hitrejši. Torej Wordu zaukažete, naj slik ne prikazuje.

Word 2003

Izberite menu Orodja/Možnosti in odpre se vam novo okno, kjer se postavite na zavihek ‘Pogled’, ter tam VKLJUČITE opcijo ‘Ograde za slike’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Risbe’.

Word 2007 in naprej

Izberete Office gumb oz. zavihek Datoteka in tam gumb ‘Wordove možnosti‘ . Odpre se novo okno, kjer na levi strani izberite opcijo Dodatno in pod sekcijo ‘Prikaži vsebino dokumenta’ VKLJUČITE opcijo ‘Prikaži ograde slik’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Na zaslonu prikaži risbe in polja z besedilom’


Tiskanje več ovojnic hkrati

V kolikor želite natisniti ovojnice za več prejemnikov, boste v Wordu uporabili orodje za spajanje dokumentov, o katerem si lahko podrobno preberete tukaj.

Kaj pa če želite eno ovojnico natisniti večkrat? Dobro, če znate tiskati ovojnice za več prejemnikov, si preprosto naredite seznam prejemnikov (v tem konkretnem primeru je pač en prejemnik zapisan poljubno krat…). A navkljub vsemu je to malce zamudno in nepregledno.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2007/2010

V kolikor želite v Wordu natisniti samo eno konkretno ovojnico, to storite preprosto tako, da izberete ustrezno orodje, ki ga najdete na zavihku ‘Pošiljanje’, opcija ‘Ovojnice’.

Omenjena opcija vam odpre novo okno, kjer vpišete prejemnika, pošiljatelja, izberete tip ovojnice in pritisnete gumb ‘Natisni’ – Word natisne ovojnico in magije je konec :(… Če želite natisniti novo, morate začeti od začetka.

Toda ni vse izgubljeno. Na oknu za vnos se nahaja tudi gumb ‘Dodaj v dokument’. Ta gumb pa vam izbrano ovojnico vstavi v trenutni dokument in ko je ovojnica enkrat v dokumentu jo lahko z ukazom ‘Natisni’ natisnete poljubnokrat 🙂.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2003

Postopek je enakovreden tistemu v Wordu 2007 le, da se ukaz za ovojnice skriva pod menijsko opcijo Orodja /Pisma in pošiljanje / Ovojnice in nalepke… Od tu dalje je vse enako.

Poravnani stolpci v Wordu

Ko v Wordu urejate kakšno publikacijo ali letak – mogoče pesem, se prej ali slej srečate s stolpci, ki jih je v Wordu zares preprosto ustvariti. Toda ko vsebino napišete, se na zadnji strani pojavi nekaj grdega, neestetskega! Zadnja stran je namreč popisana samo delno in to zares ne zgleda estetsko.

Rešitev

Postavite se na konec teksta in tja vrinite zvezni prelom stolpca. V Wordu 2003 to dosežete preko menija Vstavljanje /Prelom in odpre se novo okno. V Wordu 2007 /2010 pa opcijo najdete na zavihku Postavitev strani pod izbiro Prelomi.

No ne glede na različico worda, dobimo precej lepši izgled dokumenta 😉

Privzeta pisava v Wordu

Nova Pisarna 2010 (in že prej 2007) sta prinesli tudi majhno »tiho« spremembo, ki pa jezi mnoge uporabnike dandanes najpopularnejše verzije 2003. V Wordu se je namreč spremenila privzeta pisava. Ko ste v Wordu 2003 odprli prazen list ste imeli pisavo Times New Roman, v Wordu 2007/2010 pa imate Calibri.

V kolikor vas to jezi in želite izbrati drugo privzeto pisavo lahko to relativno preprosto naredite.

Word 2007/2010 – sprememba privzete pisave

  1. V zavihku ‘Osnovo’ izberite okvir ‘Pisava’ in ga razprite (kliknite majhno puščico spodaj desno)
  2. Odpre se novo okno, kje izberite želeno pisavo in nato kliknite gumb ‘Privzeto …’. Na vprašanje odgovorite pritrdilno.

S tem boste imeli v vseh dokumentih privzeto izbrano pisavo 🙂

Word 2003

Seveda pa lahko tudi v Wordu 2003 spremenite privzeto pisavo (če vam je recimo lepša Calibri).

  1. Izberete meni Oblika/Pisava
  2. Odpre se novo okno, kje izberite želeno pisavo in nato kliknite gumb ‘Privzeto …’. Na vprašanje odgovorite pritrdilno.

Kopiranje iz različnih virov

V večini primerov, ko določeno besedilo kopirate iz nekega drugega dokumenta v trenutni dokument ali še večkrat iz interneta v vaš dokument, se pojavi problem, ker je izbrano besedilo oblikovano drugače kot besedilo v vašem dokumentu. V tem primeru morate nekako razveljaviti obstoječ format besedila (obliko, velikost in barvo črk ipd…).

Razveljavitev oblikovanja

To najlažje naredite tako, da izvedete ukaz, ki razveljavi oblikovanje. Postopek je preprost:

  1. Označite besedilo, katerega oblikovanje želite razveljaviti
  2. Na zavihku Osnovno, v oddelku Pisava kliknete gumb, ki je označen z belo radirko in oblikovanje je počiščeno.

Lepljenje brez oblikovanja

Seveda pa takšno brisanje oblikovanja ne počisti celotnega oblikovanja, ne počisti recimo odvečnih tabel in podobnega. Če iz kopiranega besedila želite resnično samo besedilo in nič drugega pa lahko uporabite drugo pot lepljenja.


Namesto, da besedilo preprosto prilepite z uporabo opcije Prilepi, ki se nahaja na zavihku Osnovno, izberite njeno podopcijo ‘Posebno lepljenje…’, ki odpre novo okno. V tem oknu lahko imate več ali manj možnih izbir, a zagotovo je med njimi tudi izbira ‘Neoblikovano besedilo’. To pa je tudi opcija, ki jo potrebujete. Če jo izberete, boste s tem v Word prekopirali besedilo popolnoma brez oblikovanja 🙂


VELIKE ~ male črke

Čeravno se z računalništvom ukvarjam že dobrih 20 let, še vedno ne znam slepo tipkati. Sem se celo poizkusil naučiti a vedno obupam – nimam volje za kaj takšnega. No pa saj to niti ni tako slabo, saj lahko tako tipkam preko vsake tipkovnice, kar drugim povzroča probleme…

A danes ne želim govoriti o tem, temveč o dejstvu, da vedno gledam na tipkovnico in ne na zaslon, kar pomeni, da včasih napišem celoten odstavek, preden ugotovim, da sem pisal z velikimi črkami… Tolaži me dejstvo, da nisem edini s temi problemi 🙂

Veliko nas je takšnih revežev, a jaz imam vsaj to prednost, da znam takšno napako v sekundi ali dveh odpraviti, ostali pa večinoma izbrišejo napisano, spremenijo velikost črk in poskusijo ponovno…

Ko torej v Wordu ugotovite, da imate besedilo, ki ga je potrebno spremeniti v velike oz. v male črke, ga označite in Wordu zaukažite naj ga spremeni.

WORD 2003

  1. Označite besedilo
  2. Izberite Oblika / Velike/male črke…
  3. Odpre se novo okno, kjer lahko izberete želeno akcijo

WORD 2007 / 2010

  1. Označite besedilo
  2. Na traku ‘Osnovno’ se v okviru Pisava nahaja gumb Spremeni velike/male črke, ki opravlja iskano funkcijo

Pomen opcij pa mislim, da je evidenten 🙂

PS: Seveda pa gre še hitreje in to je opcija, ki jo uporabljam jaz; preprosto označite tekst in pritiskajte kombinacijo <SHIFT>+<F3> 😉