Na forumu se je pojavilo zanimivo vprašanje, katerega posledica je tudi tale zapis. Veliko uporabnikov Excela, predvsem pa Worda (o Wordu bom spregovoril naslednjič), dnevno odpira iste dokumente jih malce popravi in shrani nazaj pod drugim imenom.
S tem seveda dosežete, da so dokumenti podobni oz. pohitrite delo, saj vam v današnjem dokumentu ni potrebno nastavljati elementov, ki ste jih določili že v originalnem dokumentu. Ni se vam recimo potrebno ukvarjati z barvo celic, poravnavo, formulami in podobnim, saj v večini primerov spremenite par vrednosti in dokument je pripravljen.
Ob tem načinu dela, ki ga vidnim dnevno pri večini uporabnikov, pa se mnogokrat zgodi, da namesto novega dokumenta popravljate starega in ko zadevo shranite ste star dokument izgubili. Pa vam tega ni potrebno delati na ta način, saj obstaja mnogo boljši in prijaznejši način dela.
Iz vsakega dokumenta si lahko namreč izdelate podlogo (vzorec) in ko odprte nov dokument, namesto praznega pač odprete neko podlogo in že vas bo pričakal na pol izdelan dokument, v katerega vstavite samo še manjkajoče podatke.
Na ta način seveda ubijete več muh na en mah:
- Vsak dokument, ki ga odprete iz podloge je nov dokument, ki še nima imena in ko ga shranite mu morate določiti ime.
- Ni si potrebno zapomniti kateri dokument je podoben temu, ki ga želite ustvariti danes, saj preprosto izberete neko podlogo, ki ste ji pač določili takšno ime, da vas le to na nekaj opomni.
- Podloge zagotovo že poznate, saj ste, ob izbiri novega dokumenta, zagotovo že videli, da vam Excel ponudi tudi podlogo računov in podobnih zadevščin.
- V podlogi je jasno vidno, kaj je potrebno dopisati (saj slednje pač ni vpisano), pri starem dokumentu pa je vpisano že vse in zato ni nujno razvidno, kaj je potrebno danes popraviti.
Izdelava podloge
Izdelava podloge je tako skrajno preprosta, da poenostavitev ni več možna 🙂 :
- Izdelate poljuben dokument
- Ko ga shranite, spodaj v oknu izberite opcijo ‘Shrani kot’ – ‘Excelova predloga’
- Excel vas bo avtomatično prestavil v posebno mapo s podlogami in vi samo še izberete ime, ter shranite.
Uporaba podloge
Ko imate podlogo izdelano je tudi njena uporaba skrajno preprosta.
- V Excelu izberete odpiranje novega dokumenta.
- Izberete podlogo
- V Excelu 2007 in 2010 se vam odpre novo okno, kjer imate možnost izbrati prazen dokument (privzeto) ali (preko izbire na desni strani) dokument iz kakšne vaše predloge ali predloge, ki jih je za vas pripravil MS
- V Excelu 2003 pa se vam na desni strani odpre nov trak, kjer lahko izberete prazen zvezek (privzeto) ali pa preko opcije ‘V mojem računalniku’ izberete vašo podlogo oz. podlogo, ki jo je za vas pripravil MS.
V kolikor še vedno ne marate podlog…
Četudi je uporaba predlog skrajno preprosta jih mnogi ne uporabljate, kakor je tudi res, da uporaba podlog vseeno ne rešuje ravno vseh problemov.
Včasih je vseeno mnogo bolj praktično odpreti star dokument in ga samo malce popraviti. A kot sem že omenil, v tem primeru se vam lahko zgodi, da po pomoti popravite vsebino starega dokumenta. Da se vam to nebi dogajalo, vam priporočam, da v takšnem primeru uporabite en klik z miško več in s tem problem zagotovo odpravite.
Ob izbiri novega dokumenta vam namreč Excel (2007 in 2010 v novem oknu, 2003 pa ne desni strani) ponudi tudi opcijo ‘Iz obstoječega delovnega zvezka’ in to je tisto kar iščete 🙂
Lahko pa spremenite tudi izgled »praznega« dokumenta, ki vam ga ponudi Excel…
No to želja pa je tudi pripeljala do današnjega zapisa in njeno rešitev si preberite v odgovoru na blogu 😉