Category: Word

Napredno iskanje in zamenjevanje v Word-u II

Po krajšem avtomobilističnem premoru, je čas da nadaljujem s podrobnejšim opisom naprednih opcij iskanja in zamenjavanja v Wordu.

Posebni znaki

V današnjem blogu bom zatorej opisal kako v Word-u najti posebne znake. A preden si ogledamo iskanje »posebnih znakov« je mogoče dobro da razčistimo, kaj posebni zanki sploh so.

Word si namreč nekako mora označiti kdaj in kje ste vi pritisnili ENTER ali TAB ali kaj podobnega in to si zapomni kot poseben znak, ki v tekstu seveda ni viden (neposredno), razen če ne zahtevate drugače. Wordu lahko namreč zaukažete naj prikaže posebne znake in ob urejanju je to vsekakor dobrodošlo.

Prikaz posebnih znakov

Prikaz posebnih znakov je otročje lahek, saj morate v orodni vrstici (W2003) oz. v traku (W2007 in 2010) klikniti ustrezno ikono in Word vam bo prikazal posebne znake.
Kot rečeno je ikona v vseh primerih enaka () in v W2003 jo najdete v orodni vrstici Standard (bolj na desni strani), v W2007 in W2010 pa jo najdete na traku Osnovno v oddelku Odstavek.

Iskanje posebnih znakov

V oknu iskanja kliknite gumb ‘Več >>>’ in okno se razširi tako, da je spodaj viden gumb ‘Posebno’, ki odpre hitri meni s prikazom posebnih znakov. Iz menija izberite želeni znak in to je vse. Ob pritisku na gumb ‘Najdi’ bo Word po aktivnem dokumentu poiskal ustrezen znak.

Napredno iskanje in zamenjevanje v Word-u I

Ob urejanju diplomskih nalog se velikokrat srečam s problemom »zlorabljanja presledkov«. O »zlorabi« presledkov govorim tedaj, ko uporabniki, da bi del teksta zamaknili desno, pač uporabljajo presledke.

Seveda je to jalovo početje, kajti ob pisanju večinoma uporabljamo pisave, katerih posamezni znaki niso enako široki. A uporabniki padejo v še večjo godljo, saj Word presledke uporablja za poravnavo teksta in potem so nekateri presledki bolj široki od drugih… Tako se teksta ne da lepo urediti!

Če torej želimo v Wordu poravnati tekst znotraj odstavka imamo dve možnosti

  1. Ali uporabimo tabelo in je besedilo avtomatično poravnano po stolpcih
  2. Ali uporabimo tabulatorje in je besedilo poravnano po tabulatorjih

Tipičen primer je recimo izdelava kazala. Seveda Word avtomatično izdela kazalo in v tem avtomatičnem kazalo so tudi oznake vseh strani poravnane lepo desno (seveda z uporabo tabulatorja!).

Večkrat torej naletim na problem, ko je potrebno več presledkov skupaj spremeniti v tabulatorje… Naloga je torej da v nekem poljubnem tekstu vse odseke, kjer sta vsaj dva ali več presledkov skupaj zamenjamo s tabulatorji.

Prvi podproblem: Kako najti del besedila, kjer sta skupaj vsaj dva presledka?

Če v Wordu izberemo opcijo iskanja in v vnosno polje zapišemo presledek nam bo Word našel prvi presledek. Ko pritisnemo naprej nam bo našel drugega… Če v iskalno polje vnesemo pet presledkov po pač našle (če obstaja) pozicijo, kjer je pet presledkov skupaj…

Če pa želimo najti vse elemente, kjer sta skupaj vsaj dva presledka, pa je potrebno poseči po nadomestnih vzorcih. Nekaj si o nadomestnih vzorcih lahko preberete tudi ob opisu mDodatkov, saj slednji tudi v Excel prinašajo možnost uporabe nadomestnih vzorcev, ki jih Excel sicer ne pozna!

Če želimo v Wordu iskati po nadomestnih vzorcih moramo to označiti, tako kot je prikazano na slikah. Najprej moramo v oknu za iskanje (do njega najhitreje pridemo s kombinacijo CTRL+F) izbrati gumb ‘Več >>>’, ki okno razširi.

Nato pa moramo na razširjenem oknu izbrati opcijo ‘Uporabi nadomestne vzorce’, kar se odraža tudi tako, da to Word vpiše pod vnosno polje na vrhu okna (podčrtano z rdečo).


Dobro; po nadomestnih vzorcih sedaj lahko iščemo! Sedaj nas čaka še, da v vnosno polje vpišemo ustrezen nadomestni vzorec, ki bo poiskal vse elemente, kjer sta skupaj dva ali več presledkov. Nadomestni vzorec, ki to najde je zapisan spodaj:

POZOR: Namesto besedice (presledek) morate vpisati presledek!

(presledek){2;}

Drugi problem: Tisto, kar smo našli zamenjati s tabulatorjem!

Ob nadomestnih vzorcih pozna Word tudi posebne znake, kot so tabulator, prelom vrstice, prelom strani ipd. Obstajati torej mora način, da lahko mi takšne znake najdemo oz. zamenjamo. V oknu za iskanje /zamenjavanje obstaja tudi gumb ‘Posebno’, ki izpiše takšne znake oz. odpre majhno izbiro, kjer te znake vstavimo. Iz tega okna izberemo opcijo Tabulator

Rešitev

Ko to naredimo imamo izgled okna takšen, kot je prikazan spodaj:

To je vse! Če sedaj izberemo opcijo ‘Zamenjaj vse’, bo Word vse elemente, kjer sta skupaj vsaj dva presledka zamenjal s tabulatorji.

Variacija nasveta: Mnogokrat pa želite preprosto vse kjer je skupaj preveč presledkov zamenjati z enim samim presledkom… No v tem primeru v polja ‘Zamenjaj z’ vpišete namesto ‘^t’ en sam samcat presledek 🙂

Naslednjič pa vam bom podrobneje predstavil še druge zanimive in uporabne možnosti nadomestnih vzorcev…

Pretvoriti PDF dokument v Word

Pretvorba PDF dokumentov v Word (Excel) je zelo pogosta želja uporabnikov in nekaj zakar se velikokrat obračate name.

Da bi ne zašel v prevelike podrobnosti naj samo povem, da v splošnem pretvorba iz PDF v nekaj drugega ni možna. Seveda obstaja program podjetja Adobe (to je podjetje, ki je postavilo PDF standard), ki je neverjetno drag in v principu omogoča tudi omenjene konverzije a ob tem obstajajo sledeče težave:

  1. Program je zelooo drag
  2. PDF format je že tako zlorabljen, da nekaterih dokumentov tudi takšen program ne more pretvoriti v enakovreden Word format (poruši se oblika)
  3. …in še kaj bi se našlo ;)…

Rešitev 1

Če torej odpade tista najboljša in najdražja rešitev moramo poseči po čem drugem in najlepše ter najlažje je, da v PDF dokumentu označimo celotno vsebino in jo prekopiramo v Word – seveda izgubimo obliko – tu ni kaj – a imamo vsaj vsebino in je ni potrebno prepisovati.

Rešitev 2

Mnogokrat pa se teksta iz PDF dokumenta ne da pridobiti (pa ne govorim tukaj nujno o zaščitenih dokumentih, katerih vsebine ni dovoljeno kopirati!) – tukaj je govora o čisto navadnih PDF dokumentih, ki jih proizvaja tisoče in tisoče različnih programov, a so slednji sestavljeni tako, da namesto teksta ob kopiranju dobite samo vprašaje oz. neberljive znake. In kaj sedaj?

No, v tem primeru pa lahko uporabite tehniko OCR (Optical Character Recognition) oz. tehniko strojne pretvorbe slik v besedilo. V splošnem bi to izgledalo takole: Natisnete PDF, liste z optičnim bralnikom (scanner) preberete v obliki slik in te slike obdelate z OCR programom, ki iz njih izlušči tekst.

Kot vidite smo šli pravzaprav iz dežja pod kap, saj bi morali sedaj najprej celoten dokument natisniti, potem kupiti optični bralnik in liste prebrati nazaj v računalnik ter nato uporabiti še neskončno drag OCR program da slike pretvorimo v besedilo.

No verjetno sumite, da bi bloga ne pisal, če bi ne obstajala krajša in cenejša (beri zastonj) pot. Pot skrajšamo, če namesto tiska in branja dokumentov nazaj preprosto direktno pretvorimo PDF v sliko in namesto zelo dragega OCR programa uporabimo zastonj spletne rešitve.

Pretvorbo PDF dokumenta v sliko lahko opravite tukaj http://docupub.com/pdfconvert/, zastonj optično branje pa tukaj: http://www.free-ocr.com/ Pa veselo na delo! :):)

Ah da; kot vidite lahko na takšen način preprosto zaobidete tudi zaščito dokumentov, kar pomeni, da lahko na takšen način kradete – namen tega nasveta nikakor ni slednje – torej namen tega zapisa ni kraja temveč pretvorba dokumentov, za katere imate pravico to početi, a so slednji zapisani tako, da tega pač drugače ne omogočajo!

Združevanje dokumentov in številčenje strani

Spet je bilo vprašanje uporabnika tisto, ki me je napeljalo k temu zapisu. Pogost problem ob spajanju dokumentov je številčenje strani. V kolikor vsakemu izmed prejemnikov pošljete več kot en list, se včasih odločite in liste oštevilčite. Če za številčenje izberete samo številko strani ni problema saj združeni dokument, ki nastane ob spajanju, lepo številči strani za vsakega prejemnika posebej. Strani si torej sledijo takole 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3,…

Problem pa se pojavi, če želite prejemnikom zapisati tudi koliko je vseh (njihovih!) strani. V glavnem dokumentu izberete opcijo ‘vstavi število strani’ in potem dokument spojite in dobite sledeče zaporedje: 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, kar je seveda napačno, saj bi morali biti 1/3, 2/3, 3/3 (za prvega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za drugega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za tretjega prejemnika).

Kako rešiti ta problem?

No najprej se moramo vprašati, kako Word doseže originalno številčenje torej dejstvo, da ima vsak prejemnik svoje strani označene od 1 do 3? Preprosto; Word med vsakega prejemnika vstavi sekcijo (več o tem si lahko preberete v temle odgovoru) in lepota sekcij je ravno v tem, da lahko ima vsaka sekcija lastno številčenje. V spojenem dokumentu je torej vsak prejemnik zaprt v lastno sekcijo in kot takšen ima lastno številčenje.

Torej vsak prejemnik ima lastno sekcijo in v kolikor želimo prejemniku povedati koliko je vseh njegovih strani, moramo Wordu zaukazati, da naj izpiše zaporedno številko strani in ob njej ne število vseh strani v dokumentu, temveč število strani v sekciji.

Polje ‘SectionPages’ izpiše število strani v sekciji

Za izpis števila strani je torej v dokument potrebno vstaviti polje, ki bo Word-u zaukazalo, naj izpiše število vseh strani v sekciji in ne v celotnem dokumentu. To polje se imenuje ‘SectionPages’ in v Word ga vstavite preprosto tako, da izberete:

  • Word 2003 – (meni) Vstavljanje /Polje
  • Word 2007/2010 – (zavihek) Vstavljaje / (skupina) Hitri deli/ (podmeni) Polje

V obeh primerih se vam odpre spodnje okno, kjer na levi strani poiščete izbor ‘SectionPages’ in potrdite. Na sliki imate z zelenim okvirjem označene tudi opcije s pomočjo katerih lahko spremenite izged številke v dokumentu.


Tako; s tem ste dosegli, da ima vsak prejemnik liste oštevilčene natanko tako kot jih pričakuje; torej 1/3, 2/3, 3/3 in ne recimo 1/27, 2/27, 3/ 27 (ali kaj podobnega).

Razbijanje spojenega dokumenta po prejemnikih

V kolikor uporabite programsko kodo za razdelitev dokumentov pa vam za nič izmed naštetega ni potrebno skrbeti, saj vam slednja vaš spojeni dokument razbije in za vsakega prejemnika izdela njegov lasten dokument, kar pomeni, da bo številčenje v vsakem primeru pravilno saj ima vsak prejemnik lasten dokument in zatorej lastno številčenje :)!

PDF dokumenti v Office 2003

S prihodom MS Pisarne 2007 se je MS odločil tudi za neposredno podporo PDF dokumentov. To pomeni, da lahko v Wordu (Excelu…) izdelate PDF dokument preprosto tako, da izberete opcijo Shrani kot PDF preprosto izdelate PDF dokument.

Problem pa je seveda v dejstvu, da Word in Excel (pred verzijo 2003) ne znata izdelati PDF dokumentov… In kaj sedaj?

Profesionalna rešitev

Dobro; seveda obstaja prava, profesionalna in seveda zelo draga rešitev, kjer kupite program Adobe Acrobat in z njim izdelujete profesionalne PDF dokumente iz poljubnega programa ter s poljubnimi nastavitvami, opcijami…

Definitivno zlata opcija a na žalost zlata tudi v denarju.

Zastonj obvoz

V kolikor ne potrebujete ravno 1001 opcije PDF dokumentov, temveč želite izdelati PDF dokument, ki ga lahko pošljete komurkoli in ga bo slednji lahko neovirano bral in natisnil pa lahko posežete po zastonjski rešitvi.

Kako deluje zastonj obvoz?

Rešitev je znana že mnogo let in v tem času jo je ponudilo tudi mnogo podjetij. Ideja pa je v tem, da na vaš računalnik namestite navidezen tiskalnik (to je torej tiskalnik, ki v resnici ne obstaja, le vaš računalnik misli, da je tam 🙂 ). Ta navidezni tiskalnik pa ne tiska na papir, temveč tiska v PDF dokument. Izhod tiskalnika torej ni list papirja temveč PDF dokument.

Kot je vidno na sliki s to rešitvijo dobite še celo več kot vam nudi MS Pisarna 2007 (2010), zato jo lahko uporabite četudi že imate »nov« Word oz. Excel. S pomočjo navideznega tiskalnika lahko namreč natisnete PDF dokument iz poljubnega programa, ki zna tiskati.

Preprosto v programu izberete opcijo Tiskaj in kot tiskalnik izberite navidezni PDF tiskalnik. V tem trenutku vas bodo Okna vprašala za ime datoteke in po pritisku gumba OK vas bo na disku čakala nova PDF datoteka z izbrano vsebino.

Kako do navideznega PDF tiskalnika

Kot rečeno že v uvodu je takšne programske opreme kar nekaj in spodaj vam podajam nekatere povezave do nagrajenih programov (vsi omenjeni so dobili nagrade različnih računalniških revij in je praktično vseeno katerega izberete):

mRačuni 2003 in PDF dokumenti

mRačuni v verziji 2003 ne znajo izdelovati PDF dokumentov in zatorej lahko uporabite omenjen obvoz ter vsak račun natisnete na takšen virtualni tiskalnik ter s tem dobite PDF obliko računa natanko tako kot vam to nudi program mRačuni v verziji 2007 oz. 2010.

Vodni žig v Excelu

Vodnega žiga (to je tekst (ali slika!) v ozadju vsake strani, ki podaja pomembno informacijo) v Excelu še zmeraj nismo dočakali – pa bi ga večkrat potrebovali.

V Excelu recimo tiskamo cenike in vsakem podjetju se cene spreminjajo, včasih hitro, drugič počasneje a še huje je, ko izpis samo testiramo. Uporabnikom želimo ponuditi lep in uporaben cenik zato pač testiramo različne opcije in tako natisnemo različne cenike… A kaj ko vsi niso namenjeni kupcem in danes, ko vsi iščejo samo svoje pravice, lahko naletite na kupca, ki najde takšen cenik in zahteva izdelek po ceni, ki je napisana na tistem ceniku – cena pa je napačna – testna!

A ni vse izgubljeno!

Relativno preprosto pa tudi v Excelu dosežemo, da se na vsak list izpiše (izriše) poseben »vodni žig« in se s tem rešimo mnogih problemov:


Rešitev pa je preprosto v tem, da v poljubnem programu – lahko tudi v navadnem Risarju, ki ga dobimo z Okni – narišemo sliko v kateri napišemo tekst, ki ga želimo v ozadju ali pa narišemo sliko, ki jo želimo v ozadju. Ne pozabite pa, da morate to sliko (tekst) dovolj osvetliti, da bo res lepo sedla v ozadje, in da se bo prava vsebina videla skozi!

Ko imate torej sliko narisano, jo preprosto dodate v zaglavje lista in s tem dosežete, da bo Excel to sliko izrisal v ozadju povsem vsakega lista.

Postopek

  1. (Excel 2003) Izberete Datoteka/Priprava strani in odpre se novo okno(Excel 2010) Na zavihku ‘Postavitev strani’, kliknite na gumbek pri opciji ‘Priprava strani’
  2. Na novem oknu izberete zavihek Glava/Noga
  3. Kliknete gumb ‘Glava po meri’
  4. Odločite se ali želite sliko bolj levo, desno ali na sredini
  5. Iz nabora gumbov kliknete predzadnji gumb (slika gore s soncem v ozadju) in odpre se novo okno v katerem poiščite vašo sliko in jo izberite
  6. Vse skupaj potrdite!

Pohitrimo Word

Ob oblikovanju diplomskih nalog se včasih srečam z nalogami, ki imajo velikoooo slik. Včasih celo toliko, da Wordova datoteka zasede po 20MB in komaj sede v poštni nabiralnik. A to ni problem, ki ga želim izpostaviti danes.

Problem dokumentov z veliko slikami, še bolj pa dokumentov z velikimi slikami, je v času njihovega nalaganja oz. času ga potrebujete da se po takšnem dokumentu sprehajate. Ko greste preko strani s slikami traja, da jih Word izriše in to zna biti moteče.

V kolikor ste se slik nagledali je uporabno, da v času urejanja teksta slike preprosto izklopite, in Word bo “magično” hitrejši. Torej Wordu zaukažete, naj slik ne prikazuje.

Word 2003

Izberite menu Orodja/Možnosti in odpre se vam novo okno, kjer se postavite na zavihek ‘Pogled’, ter tam VKLJUČITE opcijo ‘Ograde za slike’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Risbe’.

Word 2007 in naprej

Izberete Office gumb oz. zavihek Datoteka in tam gumb ‘Wordove možnosti‘ . Odpre se novo okno, kjer na levi strani izberite opcijo Dodatno in pod sekcijo ‘Prikaži vsebino dokumenta’ VKLJUČITE opcijo ‘Prikaži ograde slik’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Na zaslonu prikaži risbe in polja z besedilom’


Tiskanje več ovojnic hkrati

V kolikor želite natisniti ovojnice za več prejemnikov, boste v Wordu uporabili orodje za spajanje dokumentov, o katerem si lahko podrobno preberete tukaj.

Kaj pa če želite eno ovojnico natisniti večkrat? Dobro, če znate tiskati ovojnice za več prejemnikov, si preprosto naredite seznam prejemnikov (v tem konkretnem primeru je pač en prejemnik zapisan poljubno krat…). A navkljub vsemu je to malce zamudno in nepregledno.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2007/2010

V kolikor želite v Wordu natisniti samo eno konkretno ovojnico, to storite preprosto tako, da izberete ustrezno orodje, ki ga najdete na zavihku ‘Pošiljanje’, opcija ‘Ovojnice’.

Omenjena opcija vam odpre novo okno, kjer vpišete prejemnika, pošiljatelja, izberete tip ovojnice in pritisnete gumb ‘Natisni’ – Word natisne ovojnico in magije je konec :(… Če želite natisniti novo, morate začeti od začetka.

Toda ni vse izgubljeno. Na oknu za vnos se nahaja tudi gumb ‘Dodaj v dokument’. Ta gumb pa vam izbrano ovojnico vstavi v trenutni dokument in ko je ovojnica enkrat v dokumentu jo lahko z ukazom ‘Natisni’ natisnete poljubnokrat 🙂.

Tiskanje ovojnice v Wordu 2003

Postopek je enakovreden tistemu v Wordu 2007 le, da se ukaz za ovojnice skriva pod menijsko opcijo Orodja /Pisma in pošiljanje / Ovojnice in nalepke… Od tu dalje je vse enako.

Poravnani stolpci v Wordu

Ko v Wordu urejate kakšno publikacijo ali letak – mogoče pesem, se prej ali slej srečate s stolpci, ki jih je v Wordu zares preprosto ustvariti. Toda ko vsebino napišete, se na zadnji strani pojavi nekaj grdega, neestetskega! Zadnja stran je namreč popisana samo delno in to zares ne zgleda estetsko.

Rešitev

Postavite se na konec teksta in tja vrinite zvezni prelom stolpca. V Wordu 2003 to dosežete preko menija Vstavljanje /Prelom in odpre se novo okno. V Wordu 2007 /2010 pa opcijo najdete na zavihku Postavitev strani pod izbiro Prelomi.

No ne glede na različico worda, dobimo precej lepši izgled dokumenta 😉

Privzeta pisava v Wordu

Nova Pisarna 2010 (in že prej 2007) sta prinesli tudi majhno »tiho« spremembo, ki pa jezi mnoge uporabnike dandanes najpopularnejše verzije 2003. V Wordu se je namreč spremenila privzeta pisava. Ko ste v Wordu 2003 odprli prazen list ste imeli pisavo Times New Roman, v Wordu 2007/2010 pa imate Calibri.

V kolikor vas to jezi in želite izbrati drugo privzeto pisavo lahko to relativno preprosto naredite.

Word 2007/2010 – sprememba privzete pisave

  1. V zavihku ‘Osnovo’ izberite okvir ‘Pisava’ in ga razprite (kliknite majhno puščico spodaj desno)
  2. Odpre se novo okno, kje izberite želeno pisavo in nato kliknite gumb ‘Privzeto …’. Na vprašanje odgovorite pritrdilno.

S tem boste imeli v vseh dokumentih privzeto izbrano pisavo 🙂

Word 2003

Seveda pa lahko tudi v Wordu 2003 spremenite privzeto pisavo (če vam je recimo lepša Calibri).

  1. Izberete meni Oblika/Pisava
  2. Odpre se novo okno, kje izberite želeno pisavo in nato kliknite gumb ‘Privzeto …’. Na vprašanje odgovorite pritrdilno.