Zadnič se je na forumu pojavilo zanimivo vprašanje: »Recimo da rabim “spisek” števil od 1 do 1000. Znotraj tega pa bi rad, da so števila v blokih po sto (1..100, 101…200, 201..300) z naključnim vrstnim redom.«
In ker te dni v Sloveniji potka nora gonija za loto dobitkom, je izziv kot vzet iz omenjenega konteksta.
Continue reading Loto in naključna števila
»Slika pove 1000 besed«, so me učili že od osnovne šole dalje. A kaj ko so mnogokrat pomembne tudi številke. Tako se uporabniki včasih srečate s problemom, ko želite ljudem (večinoma šefom in predpostavljenim) posredovati neke informacije, a pri tem morate vse skupaj stlačiti na en ekran oz. želite da je informacija predstavljena čimbolj kompaktno.
Kadar so številke zelo pomembne, hkrati pa bi želeli prikazati tudi različne grafe iz teh istih številk, se pojavi problem, saj morajo prejemniki tako skakati iz številk na grafe in nazaj. Mnogokrat je to moteče in zato izgubljajo fokus!
Kaj pa če bi hkrati predstavili številk in graf? Z malce iznajdlivosti je možno tudi to!
Continue reading Graf v Excelovem komentarju
Mnogo uporabnikov nenehno išče dokumente po diskih. V večjih okoljih, kjer se lokalnemu disku pridruži še množica mrežnih diskov in strežnikov, pa je ponavadi zmeda popolna.
A MS Pisarna vam pri tem lahko pomaga!
Počasi je, preko prispevkov o dinamičnih območjih in o poimenovanjih območij, zares prišel čas, da si ogledamo izdelavo dinamičnega grafa. To je graf, ki prikaže toliko podatkov, kot jih zapišete.
S pomočjo tega »trika« imate tako možnost ustvariti graf enkrat za vselej in ne vedno, ko se poveča število podatkov. Tipična uporaba je ob prikazu poslovanja, ki prikazuje mesece in vsak mesec se pojavi nova postavka zato je potrebno izrisati nov graf… Ali pač ne ;).
Continue reading Dinamični graf
Preden torej nadaljujemo na dinamične grafe o katerih sem govoril že v prejšnjem blogu, bi vam predstavil še poimenovanje območij.
Ideja je skrajno preprosta in uporabna. Namesto, da se na neko celico ali območje sklicujete preko znanega zapisa D10 ali D10:F350, to celico (ali območje) poimenujete in se potem v formulah raje sklicujete na ime. Vse omenjeno je tudi zapisano v enem izmed mojih nasvetov uporabnikom Excela.
Continue reading Poimenovanje območij
V današnjem blogu sem imel namen pisati o dinamičnih grafih, to je o grafih, ki prikažejo toliko podatkov, kot jih je v tabeli, torej se prilagajajo količini podatkov.
A ob pisanju se je izkazalo, da bi bil blog prevelik, zato sem tematiko razbil na 3 sklope in danes bomo spoznali prvega – dinamična območja.
Continue reading Dinamična območja in funkcija OFFSET
Zadnjič se je na forumu pojavilo zanimivo vprašanje, s katerim se trudi mnogo uporabnikov. Namreč pogojno oblikovati neko celico, ki ima fiksno vrednost je dokaj preprosto, kaj pa če želimo v v neki tabeli obarvati rdeče celico z najnižjo vrednostjo?
Najnižje vrednosti v tabeli ni težko poiskati:
=MIN([področje tabele])
Če je vrednot trenutne celice enaka minimalni vrednosti celotne tabele, potem jo obarvaj.
Če bi šli vpisovat pogojno oblikovanje v vsako celico tabele bi bilo to seveda skrajno zamudno in tudi dokaj nesmiselno. Kaj pa če se pogoj malce spremeni ali bomo šli zopet popravljat 5000 celic? Seveda ne!
Pogoj za obarvanje zatorej določimo za celotno tabelo naenkrat, pri tem pa se moramo zavedati, da bo Excel formulo razumel natanko tako, kot razume vse formule, ki jih vnašamo na večje območje celic hkrati.
Naša formula se bo vedno sklicevala na zgornjo desno celico tabele, Excel pa jo bo ustrezno priredil za vse ostale celice na celotnem področju.
Predpostavimo torej da se naša tabela nahaja na območju F10:P42 in da želimo z rdečo obarvati celico, ki je na tem območju najmanjša:
V vsakem primeru se nam v tabeli RDEČE obarva celica, ki nosi najmanjšo vrednost.
V pogojno oblikovanje smo vpisali formulo:
=F10=MIN($F$10:$P$42)
Ob tem vas še enkrat opozarjam, da smo v formulo vpisali celico F10, saj je to zgornja desna celica našega območja in Excel jo bo ustrezno zamenjal v vsaki celici. V celici K27 bo Excel zatorej videl sledečo formulo:
=F27=MIN($F$10:$P$42)
maksimalna vredost
=F10=MAX($F$10:$P$42)
=F10<AVARAGE($F$10:$P$42)
Mnogokrat je želja v neki veliki tabeli najti vse podvojene vrednosti:
=COUNTIF($F$10:$P$42;F10)>1
Zadnjič sem vam opisal kako lahko izdelate »lebdeči graf« in seveda lahko povsem isto tehniko uporabite tudi pri izrisu gantograma:
Gantogram na sliki je seveda malce ozek (toliko da se slika vidi na blogu), a sicer je to čisto pravi gantogram. Kot že zapisano, pa sem ga tudi ustvaril na povsem enak način, kot »lebdeč« graf, le da so tukaj »stolpci« obrnjeni vodoravno.
Omenjen graf sem izdelal na podlagi sledeče tabele:
Sam graf pa omenjam zato, ker je potrebno (zaradi datumov!) ob gantogramu malce več truda. Če namreč izdelate graf na podlagi gornje tabele, boste dobili sledeč zmazek:
Na omenjenem grafu sta vidni vsaj dve iztopajoči napaki. Prva napaka so sami odseki, ki so vsi enaki, druga napaka pa so neki čudni datumi spodaj. Če graf povečate vidite, da so spodaj zapisani datumi od 0.1.1900 do 4.10.2173!!!
Za raziskavo te »skrivnosti« si morate prebrati, kako Excel sploh vidi datume. Kot vidite, je datum pač navadna številka in številka 0 je pač »datum« 0.1.1900. Na drugi strani pa imamo datum 4.10.2173. Zakaj?
No; če datumsko celico 11.10.2011 prikažete kot število, boste videli 40827, 8.11.2011 pa kot 40855. Vsota omenjenih števil je 81682, kar predstavlja datum 20.8.2123 in Excel na koncu tabele pač pokaže večji datum in je izbral 4.10.2173.
V drugi stolpec moramo – kot že pri »lebdečem« grafu – dodati pač samo število dni vsake naloge, ki je seveda razlika obeh datumov. Dobimo torej spodnjo tabelo:
S tem že dobimo precej bolj smiseln graf, a datumi so še zmeraj čudni in preveliki – leto je odveč! Zato je potrebno izbrati os z datumi in ji najprej ročno nastaviti meje datumov:
Nakar ji nastavimo še obliko datumov (damo dan in mesec), s čimer dobimo gantogram z začetka današnjega bloga 😉
Zadnjič sem ob oblikovanju grafa za magistrsko nalogo s področja botanike naletel na zanimiv problem. Šlo je za raziskovanje rasti neke posebne rastline in v nalogi je bila tudi tabela z izmerjenimi velikostmi listov.
Šlo je za veliko rastlin, ki so bile vsak teden natančno popisane in izmerjene, nakar je bila izdelana manjša tabela v kateri so bile zapisane samo velikosti najmanjšega in največjega lista v posameznem mesecu. Tabela je torej izgledala takole:
Želja pa je bila izdelati graf, ki bi prikazal elemente grafa kot »plavajoče« delce od minimalne do maksimalne vrednosti. Potrebno je bilo torej izdelati graf, kot je prikazan na sliki:
Če boste to obliko grafa iskali med vgrajenimi grafi je ne boste našli, lahko pa takšen graf preprosto ustvarite. Trik je v tem, da najprej malce popravite tabelo in sicer tako da bo v drugem stolpcu samo razlika med minimalno in maksimalno vrednostjo:
In na podlagi te tabele izdelate povsem navaden stolpčni graf, kjer se en stolpec nahaja na drugem in potem spodnjemu stolpcu označite da je neviden oz brez barve in dobite natančno graf, kot ga potrebujete oz. kot je prikazan zgoraj 😉
Včasih se zgodi, da v večji Excelovi tabeli ugotovimo, da nam nek podatek manjka. Največkrat to ugotovimo, ker ima tabela premalo vrstic.
Večina tabel je namreč zgrajenih tako, da imajo v nekem stolpcu (ponavadi na levi strani) pač nek urejen podatke, ki mu na desni strani sledijo podatki. Ta urejen podatek na levi strani je lahko številka, datum, ura…
Problem je torej sledeč: »Kako najti, kateri podatek nam manjka?«
Za lažjo predstavo vzemimo konkreten problem, kjer imate tabelo v katero vsak delovnik vpišete podatke o prodaji. Seveda je to popolnoma enakovredno primeru, ko dobite neke podatke iz centralnega računalnika na osnovi delovnih dni. Ali pa podatke o urah…
Vsem tem tabelam je torej skupno, da imajo nek stolpec, v katerem bi se morali nahajati naraščujoči podatki a eden (ali več) manjka. Da jih nekaj manjka preprosto ugotovite, tako da pogledate velikost tabele. Če bi morali biti v tabeli podatki za delovne dni potem bi v tej tabeli moralo biti toliko vrstic kolikor je delovnih dni.. pa jih ni ?… Kateri manjka?
Dobro, tabelo lahko pregledujete ročno in iščete datum ki manjka a to je zamudno in dokaj vrjetno, da se boste zmotili oz. težko našli vse datume. Zaposliti je torej potrebno računalnik!
Zanalašč sem vzel težji primer, saj vam bom tako prikazal rešitev več problemov hkrati. Najprej moramo najti delovne dneve!
Vpišite torej prvi datum. Z miško razpotegnite datume navzdol in Excel bo v vsako naslednjo celico zapisal nov (naslednji) datum. S tem ste dobili stolpec z naraščujočimi datumi.
Sedaj je potrebno še ugotoviti kateri dnevi so delovni (če bi imeli kje seznam praznikov bi vpletli še te, a danes pač predpostavimo, da so delovni dnevi vsi dnevi razen sobote in nedelje. Dan v tednu nam vrne funkcija WEEKDAY.
Zatorej v sosednji stolpec zapišemo funkcijo =WEEKDAY(<celica z datumom>;2) in razpotegnemo navzdol:
S pomočjo dodatka MExcel tem datumom pridružimo datume iz naše tabele. S tem dobimo še eno vrstico z datumi.
Sedaj imamo seznam datumov, oznako za kateri dan v tedni gre in zraven še seznam datumov iz naše originalne tabele. Tukaj lažje že na oko vidimo kateri datum manjka… seveda pa je še mnogo bolje zaposliti Excel in mu reči:
Če je oznaka dneva manjša od 6 (torej ponedeljek – petek) in je sosedna celica prazna (ni datuma) potem je to napaka, sicer je vse OK:
=IF(AND(Q5<6;ISBLANK(R5));"MANJKA";".")
