Tag: oblikovanje

Spajanje dokumentov – slike

Na forumu, se je pojavilo zanimivo vprašanje, na katerega sem pozabil odgovoriti v knjigi o spajanju dokumentov. Vprašanje je namreč kako spojiti slike v dokument. Kot rečeno, sem na omenjeno tematiko v knjigi pozabil, zato to napako odpravljam v današnjem blogu.

Seznam s slikami

Kot veste (ali pa lahko preberete v zgoraj omenjeni knjigi), se spajanja dokumentov lotimo tako, da pripravimo nek seznam na eni strani, ter nek kalup (dokument v Word-u) na drugi strani. Ob spajanju dokumentov, pa Word na vsako mesto, ki smo ga v kalupu označili doda ustrezen element iz seznama. Tako lahko hitro in preprosto dobim personalizirane dokumente, elektronsko pošto, vabila…

Omenjen seznam se lahko nahaja v Excelu, Wordu, tekstovni datoteki, podatkovni bazi… In v takšnem seznamu se seveda lahko nahajajo tudi slike. Že res da lahko imamo v podatkovni bazi tudi slike, v večini drugih seznamov pa slik preprosto ne moremo imeti. Če vstavimo sliko v Excel, potem Excel naredi nov objekt in slika se nahaja v objektu samem in ne v celici Excela.

To pa z drugimi besedami pomeni da boste imeli seznam pripravljen tako, da bodo v njem samo poti do slik. In seveda je želja, da se v Wordu, namesto poti vidi pač slika sama. In kako to doseči?

Prikaži sliko!

Predvidevajmo torej, da imate seznam, v katerem je zapisana tudi pot do slike:


Ko v wordu spojite dokument, dobite takšen vzorec;

Slika z imenom «Ime» izgleda takole «Slika»

In če to spojite dobite seznam brez slik

Word ima v kalupu seveda polja, kamor vstavlja posamezne elemente obrazca. V kolikor pritisnete kombinacijo ALT+F9 boste v dokumentu omenjena polja tudi videli:

Slika {MERGEFIELD "Ime" } izgleda takole { MERGEFIELD "Silka" }

Da bomo torej v dokumentu videli tudi slike je potrebno v dokument vstaviti še eno polje in to je polje INCLUDEPICTURE, kar bi po naše pomenilo ‘Vključi sliko’. Naredite torej sledeče:

  1. Pobrišite polje MERGEFIELD »slika«
  2. Pritisnite CTRL+F9 in Word vstavi v dokument novo polje v katerega vpišite INCLUDEPICTURE
  3. Znotraj polja še enkrat pritisnite CTRL+F9 in Word bo vstavil še eno polje, v katerega vpišite IF TRUE
  4. Potem CTRL+F9 pritisnite še enkrat in v novo polje vpišite MERGEFIELD “Slika”
  5. S tem ste torej dobili sledeče:

{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE { MERGEFIELD "Slika" } } }

Ko sedaj spojite dokument pa dobite pričakovan rezultat:

Zakaj IF stavek

V kolikor razmišljate čemu služi tisti IF stavek vas moram potolažiti, da je slednji tam samo zaradi napake Word-a, ki brez IF stavka elementa ne preračuna in vedno pokaže isto sliko. V kolikor pa v polje vstavite omenjen IF stavek pa Word polje preračuna ob vsakem izpisu in to pomeni, da je tudi slika ob vsakem zapisu druga!

In to je natanko tisto, kar smo želeli doseči 😉

Vse o spajanju dokumentov si lahko preberete tudi v elektronski knjigi!.

Dodatek 30.10.2011

V fazi združevanja dokumentov lahko tudi preglejujete posamezne združene elemente v Wordu in v tem primeru vam Word vedno kaže eno in isto sliko – torej ne osveži slike. Rešitev tega problema pa je tudi trivialna! Polju INCLUDEPICTURE je potrebno dodati atribut \d. Izvesti je torej potrebno še šesti korak, kjer polju INCLUDEPICTURE na koncu dodate še atribut \d, ter s tem dobite sledeč zapis:

{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE { MERGEFIELD "Slika" } } \d }

Prekrivanje stolpcev v grafu

Ko v Excelu izdelate stolpčni graf se že pri osnovni obliki grafa odločite ali želite imeti stolpce enega ob drugem ali enega na drugem. Iz spodnje tabelce torej lahko preprosto dobite spodaj prikazana grafa.

Kaj pa če želite graf, kjer bi se stolpi prekrivali, torej nebi bili eden na drugem ali eden ob drugem temveč eden v drugem ali pa sicer še vedno eden ob drugem le da se bolj prekrivajo…. Nekaj takšnega:

Seveda vam Excel priskoči na pomoč in vam omogoči tudi slednje:

  1. Izdelajte navaden graf (prvi prikazan), kjer so stolpci eden ob drugem.
  2. Ko je graf izdelan kliknite na enega izmed stolpcev z miško. S tem ste izbrali serijo oz. izbrali ste vse stolpce iste vrste (iste barve).
  3. Kliknite desni miškin gumb in iz priročnega menija izberite opcijo ‘Oblikuj nize podatkov’.
  4. Glede na verzijo Excela se vam prikaže ena izmed oblik Okna:
    • [Excel 2003] v oknu izberite zavihek ‘Možnosti’ in spreminjajte lastnosti ‘Prekrivanje’ in ‘Širina vrzeli’
    • [Excel 2007/2010] v oknu izberite opcijo ‘Možnosti nizov’ in spreminjajte drsnika ‘Prekrivanje nizov’ in širina vrzeli’

To je vse 🙂

Oblikovanje besedila v celicah Excela

Mnogi uporabniki Excela se ne zavedate, da vam Excel omogoča dokaj poljubno oblikovanje besedila znotraj ene sam celice. Večina vas pozna centriranje teksta skozi več sosednjih celic, kar uporabljate za glavne naslove tabel.

Večji problemi pa se pojavijo, ko želite oblikovati naslovno vrstico neke tabele. V mnogih primerih so naslovi predolgi a nekako morajo biti zapisani, saj sicer nihče ne vem kaj pomenijo vse tiste številke…

Ena izmed možnosti je, da besedilo naslova zapišete v več vrstic znotraj ene celice, druga možnost pa je, da besedilo malce nagnete, saj ga lahko poljubno vrtite (!) ali pa celo besedilo zapišete v več vrstic in nagnete.

Izvedba je skrajno preprosta. V Excelu 2003 izberete meni Oblika/Celice in v novem oknu zavihek ‘Poravnava‘. V Excelu 2007/2010 pa omenjeno okno najdete na zavihku Osnovno, pod skupino ‘Poravnava‘.

V vsakem primeru se vam odpre spodaj prikazano okno, v katerem lahko izvajate vse omenjene transformacije teksta 😉

Hitri vnos podatkov v Excelu

Po dolgem dopustu na katerem se sem (med drugim) začel ukvarjati tudi s potapljaštvom :), je mogoče čas za majhno in uporabno skrivnost, ki vam lahko pohitri vnos podatkov v Excelu.

Pred uporabo podatkov v Excelu je seveda potrebno slednje nekako vnesti v Excel. Najlepše je, če je to za nas naredil kdo drug ali pa smo jih lahko skopirali. A vedno, na žalost, temu ni tako. Tedaj je podatke pač potrebno vnesti na roke… In ker v Excelu večino podatkov vnašamo v obliki tabel nam lahko Excel ob tem tudi pomaga – a mnogi uporabniki takšnih majhnih »skrivnosti« ne poznate.

Ko namreč vnašate podatke ene vrstice se v naslednjo celico premaknite s tipko TAB, ki vas bo prestavila v naslednjo desno celico – dobro; to večina uporabnikov pozna! Toda; ko vnesete zadnji podatek v vrstici, pritisnite tipko ENTER in Excel vas bo avtomatično prestavil v novo vrstico in to točno pod celico, kjer ste v prejšnji vrstici prvič pritisnili TAB 🙂

Ko enkrat to veste, vam ni potrebno več skakati z miško in tipkami po Excelovi tabeli temveč lepo pritiskate tipko TAB dokler ste znotraj iste vrstice, na koncu pa pritisnite ENTER!

Podloge dokumentov

Na forumu se je pojavilo zanimivo vprašanje, katerega posledica je tudi tale zapis. Veliko uporabnikov Excela, predvsem pa Worda (o Wordu bom spregovoril naslednjič), dnevno odpira iste dokumente jih malce popravi in shrani nazaj pod drugim imenom.

S tem seveda dosežete, da so dokumenti podobni oz. pohitrite delo, saj vam v današnjem dokumentu ni potrebno nastavljati elementov, ki ste jih določili že v originalnem dokumentu. Ni se vam recimo potrebno ukvarjati z barvo celic, poravnavo, formulami in podobnim, saj v večini primerov spremenite par vrednosti in dokument je pripravljen.

Ob tem načinu dela, ki ga vidnim dnevno pri večini uporabnikov, pa se mnogokrat zgodi, da namesto novega dokumenta popravljate starega in ko zadevo shranite ste star dokument izgubili. Pa vam tega ni potrebno delati na ta način, saj obstaja mnogo boljši in prijaznejši način dela.

Iz vsakega dokumenta si lahko namreč izdelate podlogo (vzorec) in ko odprte nov dokument, namesto praznega pač odprete neko podlogo in že vas bo pričakal na pol izdelan dokument, v katerega vstavite samo še manjkajoče podatke.

Na ta način seveda ubijete več muh na en mah:

  1. Vsak dokument, ki ga odprete iz podloge je nov dokument, ki še nima imena in ko ga shranite mu morate določiti ime.
  2. Ni si potrebno zapomniti kateri dokument je podoben temu, ki ga želite ustvariti danes, saj preprosto izberete neko podlogo, ki ste ji pač določili takšno ime, da vas le to na nekaj opomni.
  3. Podloge zagotovo že poznate, saj ste, ob izbiri novega dokumenta, zagotovo že videli, da vam Excel ponudi tudi podlogo računov in podobnih zadevščin.
  4. V podlogi je jasno vidno, kaj je potrebno dopisati (saj slednje pač ni vpisano), pri starem dokumentu pa je vpisano že vse in zato ni nujno razvidno, kaj je potrebno danes popraviti.

Izdelava podloge

Izdelava podloge je tako skrajno preprosta, da poenostavitev ni več možna 🙂 :

  1. Izdelate poljuben dokument
  2. Ko ga shranite, spodaj v oknu izberite opcijo ‘Shrani kot’ – ‘Excelova predloga’
  3. Excel vas bo avtomatično prestavil v posebno mapo s podlogami in vi samo še izberete ime, ter shranite.

Uporaba podloge

Ko imate podlogo izdelano je tudi njena uporaba skrajno preprosta.

  1. V Excelu izberete odpiranje novega dokumenta.
  2. Izberete podlogo
    • V Excelu 2007 in 2010 se vam odpre novo okno, kjer imate možnost izbrati prazen dokument (privzeto) ali (preko izbire na desni strani) dokument iz kakšne vaše predloge ali predloge, ki jih je za vas pripravil MS
    • V Excelu 2003 pa se vam na desni strani odpre nov trak, kjer lahko izberete prazen zvezek (privzeto) ali pa preko opcije ‘V mojem računalniku’ izberete vašo podlogo oz. podlogo, ki jo je za vas pripravil MS.

V kolikor še vedno ne marate podlog…

Četudi je uporaba predlog skrajno preprosta jih mnogi ne uporabljate, kakor je tudi res, da uporaba podlog vseeno ne rešuje ravno vseh problemov.

Včasih je vseeno mnogo bolj praktično odpreti star dokument in ga samo malce popraviti. A kot sem že omenil, v tem primeru se vam lahko zgodi, da po pomoti popravite vsebino starega dokumenta. Da se vam to nebi dogajalo, vam priporočam, da v takšnem primeru uporabite en klik z miško več in s tem problem zagotovo odpravite.

Ob izbiri novega dokumenta vam namreč Excel (2007 in 2010 v novem oknu, 2003 pa ne desni strani) ponudi tudi opcijo ‘Iz obstoječega delovnega zvezka’ in to je tisto kar iščete 🙂

Lahko pa spremenite tudi izgled »praznega« dokumenta, ki vam ga ponudi Excel…

No to želja pa je tudi pripeljala do današnjega zapisa in njeno rešitev si preberite v odgovoru na blogu 😉

Excel – graf – dodajte ozadje

Ali veste, da lahko v ozadje Excelovega grafa dodate poljubno sliko (recimo logo vašega podjetja)? In ne samo to; stvar je celo skrajno preprosta.


Najprej izberite nek obstoječ graf ali naredite novega (OPOMBA: Najhitreje izdelate graf tako, da se postavite v tabelo in pritisnete tipko F11! ;))

Slika v ozadje pri Excelu 2003

  1. Izberite graf
  2. Desno kliknite ozadje grafikona in iz priročnega menija izberite opcijo ‘Oblikuj risalno površino’
  3. Odpre se novo okno, kjer kliknite gumb ‘Učinki polnila’
  4. Spet se odpre novo okno, kjer izberite zavihek ‘Slika’
  5. Naložite poljubno sliko in podatke potrdite!

Slika v ozadje pri Excelu 2007 in 2010

  1. Izberite graf
  2. Desno kliknite ozadje grafikona in iz priročnega menija izberite opcijo ‘Oblikuj risalno površino’
  3. Odpre se novo okno, kjer na levi strani izberite opcijo ‘Polnilo’ in potem na desni ‘Polnilo s sliko ali teksturo’
  4. Z gumbom Datoteka izberite sliko z diska…

Slike v dokumentih Word-a 2007 in 2010

Danes sem ob urejanju ene izmed diplomskih nalog naletel na problem, da sem moral na slikah, ki so že bile v diplomski nalogi nekaj stvari dorisati oz. prebarvati.

Na prvi pogled je naloga skrajno preprosta, saj samo prekopiramo sliko iz Wordovega dokumenta v urejevalnik slik, sliko popravimo in jo shranimo nazaj v Word. Toda ob tem se lahko hudo opečemo. Problem je namreč pri velikih slikah, ki so v Wordu pač pomanjšane, da se vidijo cele.

In v tej konkretni nalogi so bili skenirani dokumenti, le ti pa so bili skenirani v takšni natančnosti, da so bile slike velike kar 66x100cm in ker Word česa takšnega ne zna prikazati, so bile v Wordu pomanjšane na 20% originalne velikosti.

PROBLEM: Če iz Worda vzamete to pomanjšano sliko boste dobili njeno pomanjšano kopijo in popravljali boste njeno kopijo. Ko potem takšno kopijo vstavite v dokument v večini primerov ne vidite problema – a slednji s pokaže, ko dokument natisnete. Ob tisku pa se takoj vidi veliko slabša kvaliteta slike!

Kako torej iz Worda dobiti originalne slike?

Priznam, da sem se malce trudil in povečeval slike, a problem je ostal, saj Word tako velike slike v originalu ni mogel prikazati. Potem pa sem se spomnil… Datoteka v Word 2007 in 2010 ni nič drugega kot preimenovana ZIP datoteka – torej več datotek stisnjenih skupaj.

Končnico datoteke sem torej preimenoval v ZIP in jo odprl. Pričakovano se notri nahaja nekaj XML datotek in ostale šare v lepi drevesni strukturi. In v tej strukturi se v podmapimapi word skriva tudi datoteka media, kjer se nahajajo vse originalne slike.

Na sliki lahko vidite v zelenem kvadratu na levi strani celotno drevo Wordove datoteke (z rdečim je označena sama datoteka, ki sem jo preimenoval v ZIP), na desni pa se vidijo vse slike v dokumentu.

Sedaj dalje pa je stvar otročje lahka. Iz te datoteke vzamete sliko, jo popravite in vstavite nazaj v ZIP datoteko. To je vse. Popravljena datoteka se bo nahajala na pravem mestu v pravi velikosti… SUPER.

Celoten postopek

  1. Datoteko abc.docx preimenujete v abc.zip
  2. Datoteko odprete in se postavite v mapo word/media
  3. Iz mape vzamete sliko, jo popravite in vstavite nazaj v mapo oz. v ZIP datoteko
  4. Datoteko preimenujete nazaj iz abc.zip v abc.docx
  5. Datoteko odprete v Wordu

Nice 🙂

Izberite predmet brskanja

‘Izberite predmet iskanja’ se imenuje majhna pikica, ki se nahaja spodaj desno v Word-ovem oknu. Opcija je zelo malo znana a je uporabna in zato jo bom predstavil :).

Da se najprej razumemo o kateri pikici govorim. Gre za pikico, ki se nahaja v spodnjem desnem kotu okna in je na spodnji sliki označena z rdečim krogom. Sama sličica je sicer vzeta iz Word-a verzije 2007 a povsem enako izgleda tako v verziji 2003, kot 2010.


A ob že omenjeni »pikici« sta pomembni tudi obe puščici, ki sta nad/pod njo. Z omenjenima puščicama se premikate po straneh vašega dokumenta; gor ali dol, odvisno od smeri.


Če kliknete »pikico«, pa se ob njej odpre okno, ki je prikazano na spodnji sliki in šele tu se začne zanimivi del.

Če se z miško sprehajate med posameznimi sličicami, boste naleteli na opcije:

  • Prebrskaj po naslovu
  • Prebrskaj po grafiki
  • Prebrskaj po tabeli
  • ….

In ideja je preprosto v tem, da izberete neko opcijo in potem se pomen puščic spremeni. S puščicama se tako ne pomikate več med stranmi temveč med naslovi ali slikami ali tabelami…

Saj takole na »prvo žogo« stvar niti ne izgleda zelo uporabno a zagotovo ste v kakšnem daljšem dokumentu že želeli vse slike centrirati ali odebeliti naslove vseh tabel… Pa je iskanje posameznih slik/tabel kar naporno pa še kakšno lahko izpustite 😉

Če uporabite to, sicer zelo malo znano opcijo Word-a, pa ne morete zgrešiti nobene slike, tabele, naslova…

Napredno iskanje in zamenjevanje v Word-u III

Pri naprednem iskanju smo sedaj prišli do točke, ko je potrebno zagristi v kislo jabolko in si resnično ogledati kaj naprednega :). O resnično »naprednem« iskanju v Wordu lahko govorimo tedaj, ko uporabljamo nadomestne vzorce.

Nadomestni vzorci

O nadomestnih vzorcih govorimo tedaj, ko ne želimo iskati točno določene besede oz. besedne zveze, temveč zapišemo nek vzorec in Word-u zaukažemo naj najde tekst, ki ustreza temu vzorcu. Primer je recimo, ko želite poiskati vse števila v nekem tekstu…

Kako naj najdemo vsa števila, saj ne moremo zapisati vseh števil in najprej iskati enice in potem dvojke, pa trojke… Potrebno je  zaukazati Wordu naj poišče vse besede v katerih so zapisane samo cifre in to je to, to je že vzorec!

Da bi v Wordu lahko uporabili nadomestne vzorce morate to opcijo posebej obkljukati v obrazcu za iskanje, kot je prikazano na sliki…

Iskanje z nadomestnimi vzorci je enakovredno navadnemu iskanju, le da lahko v iskalnem nizu uporabite posebne znake in ko Word naleti na poseben znak, ga kot takšnega tudi obravnava in zato išče na drugačen način!

Tabela posebnih znakov pri uporabi nadomestnih vzorcev

? poljuben znak
* več poljubnih znakov
< začetek besede
> konec besede
[] eden izmed znakov, ki so našteti med oglatima oklepajema
[x-y] poljuben znak, ki se v abecedi nahaja med znakoma x in y
[!x-y] poljuben znak, ki se v abecedi ne nahaja med znakoma x in y
{x} natančno x pojavitev prejšnjega znak
{x,} najmanj x pojavitev prejšnjega znaka
{x,y} med x in y pojavitvami prejšnjega znaka
@ eno ali več pojavljanj prejšnjega znaka

Primeri iskanj

Med primeeri iskanj se bom osredotočil samo na cifre, saj je tako lažje ponazoriti pomen posameznih posebnih znakov, kajti cifre medsebojni nimajo pomena, če pa bi si za primeri izbral iskanje po besedilu pa bi se moral spomniti kar veliko podobnih besed.

Če npr. zapišemo iskalni niz ‘?ir’ bi Word našel tako besed ‘sir’ kot ‘mir’… Lažje pa če postavim primer ‘1?3’ in zapišem da Word najde ‘113’ in ‘123’ in ‘133’… in seveda tudi ‘1a3’ ali ‘1 3’… Pa sej razumete 🙂

Torej primeri:

'?1'        -> najde: ' 1', '11', '21', 'a1'...
'1*2'       -> najde: '1 2',  '1mama2'...
'ba>'       -> najde vse besede, ki se končajo z 'ba'
'1[2,3,4]5' -> najde števila 125, 135 ali 145
'1[1-9]5'   -> najde 115, 125, 135.. 195
'<1{3,5}8'  -> najde vsa števila, ki imajo na začetku 3 do 5 enic, ki jim sledi osmica

Napredno iskanje in zamenjevanje v Word-u II

Po krajšem avtomobilističnem premoru, je čas da nadaljujem s podrobnejšim opisom naprednih opcij iskanja in zamenjavanja v Wordu.

Posebni znaki

V današnjem blogu bom zatorej opisal kako v Word-u najti posebne znake. A preden si ogledamo iskanje »posebnih znakov« je mogoče dobro da razčistimo, kaj posebni zanki sploh so.

Word si namreč nekako mora označiti kdaj in kje ste vi pritisnili ENTER ali TAB ali kaj podobnega in to si zapomni kot poseben znak, ki v tekstu seveda ni viden (neposredno), razen če ne zahtevate drugače. Wordu lahko namreč zaukažete naj prikaže posebne znake in ob urejanju je to vsekakor dobrodošlo.

Prikaz posebnih znakov

Prikaz posebnih znakov je otročje lahek, saj morate v orodni vrstici (W2003) oz. v traku (W2007 in 2010) klikniti ustrezno ikono in Word vam bo prikazal posebne znake.
Kot rečeno je ikona v vseh primerih enaka () in v W2003 jo najdete v orodni vrstici Standard (bolj na desni strani), v W2007 in W2010 pa jo najdete na traku Osnovno v oddelku Odstavek.

Iskanje posebnih znakov

V oknu iskanja kliknite gumb ‘Več >>>’ in okno se razširi tako, da je spodaj viden gumb ‘Posebno’, ki odpre hitri meni s prikazom posebnih znakov. Iz menija izberite želeni znak in to je vse. Ob pritisku na gumb ‘Najdi’ bo Word po aktivnem dokumentu poiskal ustrezen znak.