Tag: oblikovanje

Napredno iskanje in zamenjevanje v Word-u I

Ob urejanju diplomskih nalog se velikokrat srečam s problemom »zlorabljanja presledkov«. O »zlorabi« presledkov govorim tedaj, ko uporabniki, da bi del teksta zamaknili desno, pač uporabljajo presledke.

Seveda je to jalovo početje, kajti ob pisanju večinoma uporabljamo pisave, katerih posamezni znaki niso enako široki. A uporabniki padejo v še večjo godljo, saj Word presledke uporablja za poravnavo teksta in potem so nekateri presledki bolj široki od drugih… Tako se teksta ne da lepo urediti!

Če torej želimo v Wordu poravnati tekst znotraj odstavka imamo dve možnosti

  1. Ali uporabimo tabelo in je besedilo avtomatično poravnano po stolpcih
  2. Ali uporabimo tabulatorje in je besedilo poravnano po tabulatorjih

Tipičen primer je recimo izdelava kazala. Seveda Word avtomatično izdela kazalo in v tem avtomatičnem kazalo so tudi oznake vseh strani poravnane lepo desno (seveda z uporabo tabulatorja!).

Večkrat torej naletim na problem, ko je potrebno več presledkov skupaj spremeniti v tabulatorje… Naloga je torej da v nekem poljubnem tekstu vse odseke, kjer sta vsaj dva ali več presledkov skupaj zamenjamo s tabulatorji.

Prvi podproblem: Kako najti del besedila, kjer sta skupaj vsaj dva presledka?

Če v Wordu izberemo opcijo iskanja in v vnosno polje zapišemo presledek nam bo Word našel prvi presledek. Ko pritisnemo naprej nam bo našel drugega… Če v iskalno polje vnesemo pet presledkov po pač našle (če obstaja) pozicijo, kjer je pet presledkov skupaj…

Če pa želimo najti vse elemente, kjer sta skupaj vsaj dva presledka, pa je potrebno poseči po nadomestnih vzorcih. Nekaj si o nadomestnih vzorcih lahko preberete tudi ob opisu mDodatkov, saj slednji tudi v Excel prinašajo možnost uporabe nadomestnih vzorcev, ki jih Excel sicer ne pozna!

Če želimo v Wordu iskati po nadomestnih vzorcih moramo to označiti, tako kot je prikazano na slikah. Najprej moramo v oknu za iskanje (do njega najhitreje pridemo s kombinacijo CTRL+F) izbrati gumb ‘Več >>>’, ki okno razširi.

Nato pa moramo na razširjenem oknu izbrati opcijo ‘Uporabi nadomestne vzorce’, kar se odraža tudi tako, da to Word vpiše pod vnosno polje na vrhu okna (podčrtano z rdečo).


Dobro; po nadomestnih vzorcih sedaj lahko iščemo! Sedaj nas čaka še, da v vnosno polje vpišemo ustrezen nadomestni vzorec, ki bo poiskal vse elemente, kjer sta skupaj dva ali več presledkov. Nadomestni vzorec, ki to najde je zapisan spodaj:

POZOR: Namesto besedice (presledek) morate vpisati presledek!

(presledek){2;}

Drugi problem: Tisto, kar smo našli zamenjati s tabulatorjem!

Ob nadomestnih vzorcih pozna Word tudi posebne znake, kot so tabulator, prelom vrstice, prelom strani ipd. Obstajati torej mora način, da lahko mi takšne znake najdemo oz. zamenjamo. V oknu za iskanje /zamenjavanje obstaja tudi gumb ‘Posebno’, ki izpiše takšne znake oz. odpre majhno izbiro, kjer te znake vstavimo. Iz tega okna izberemo opcijo Tabulator

Rešitev

Ko to naredimo imamo izgled okna takšen, kot je prikazan spodaj:

To je vse! Če sedaj izberemo opcijo ‘Zamenjaj vse’, bo Word vse elemente, kjer sta skupaj vsaj dva presledka zamenjal s tabulatorji.

Variacija nasveta: Mnogokrat pa želite preprosto vse kjer je skupaj preveč presledkov zamenjati z enim samim presledkom… No v tem primeru v polja ‘Zamenjaj z’ vpišete namesto ‘^t’ en sam samcat presledek 🙂

Naslednjič pa vam bom podrobneje predstavil še druge zanimive in uporabne možnosti nadomestnih vzorcev…

Pretvoriti PDF dokument v Word

Pretvorba PDF dokumentov v Word (Excel) je zelo pogosta želja uporabnikov in nekaj zakar se velikokrat obračate name.

Da bi ne zašel v prevelike podrobnosti naj samo povem, da v splošnem pretvorba iz PDF v nekaj drugega ni možna. Seveda obstaja program podjetja Adobe (to je podjetje, ki je postavilo PDF standard), ki je neverjetno drag in v principu omogoča tudi omenjene konverzije a ob tem obstajajo sledeče težave:

  1. Program je zelooo drag
  2. PDF format je že tako zlorabljen, da nekaterih dokumentov tudi takšen program ne more pretvoriti v enakovreden Word format (poruši se oblika)
  3. …in še kaj bi se našlo ;)…

Rešitev 1

Če torej odpade tista najboljša in najdražja rešitev moramo poseči po čem drugem in najlepše ter najlažje je, da v PDF dokumentu označimo celotno vsebino in jo prekopiramo v Word – seveda izgubimo obliko – tu ni kaj – a imamo vsaj vsebino in je ni potrebno prepisovati.

Rešitev 2

Mnogokrat pa se teksta iz PDF dokumenta ne da pridobiti (pa ne govorim tukaj nujno o zaščitenih dokumentih, katerih vsebine ni dovoljeno kopirati!) – tukaj je govora o čisto navadnih PDF dokumentih, ki jih proizvaja tisoče in tisoče različnih programov, a so slednji sestavljeni tako, da namesto teksta ob kopiranju dobite samo vprašaje oz. neberljive znake. In kaj sedaj?

No, v tem primeru pa lahko uporabite tehniko OCR (Optical Character Recognition) oz. tehniko strojne pretvorbe slik v besedilo. V splošnem bi to izgledalo takole: Natisnete PDF, liste z optičnim bralnikom (scanner) preberete v obliki slik in te slike obdelate z OCR programom, ki iz njih izlušči tekst.

Kot vidite smo šli pravzaprav iz dežja pod kap, saj bi morali sedaj najprej celoten dokument natisniti, potem kupiti optični bralnik in liste prebrati nazaj v računalnik ter nato uporabiti še neskončno drag OCR program da slike pretvorimo v besedilo.

No verjetno sumite, da bi bloga ne pisal, če bi ne obstajala krajša in cenejša (beri zastonj) pot. Pot skrajšamo, če namesto tiska in branja dokumentov nazaj preprosto direktno pretvorimo PDF v sliko in namesto zelo dragega OCR programa uporabimo zastonj spletne rešitve.

Pretvorbo PDF dokumenta v sliko lahko opravite tukaj http://docupub.com/pdfconvert/, zastonj optično branje pa tukaj: http://www.free-ocr.com/ Pa veselo na delo! :):)

Ah da; kot vidite lahko na takšen način preprosto zaobidete tudi zaščito dokumentov, kar pomeni, da lahko na takšen način kradete – namen tega nasveta nikakor ni slednje – torej namen tega zapisa ni kraja temveč pretvorba dokumentov, za katere imate pravico to početi, a so slednji zapisani tako, da tega pač drugače ne omogočajo!

Združevanje dokumentov in številčenje strani

Spet je bilo vprašanje uporabnika tisto, ki me je napeljalo k temu zapisu. Pogost problem ob spajanju dokumentov je številčenje strani. V kolikor vsakemu izmed prejemnikov pošljete več kot en list, se včasih odločite in liste oštevilčite. Če za številčenje izberete samo številko strani ni problema saj združeni dokument, ki nastane ob spajanju, lepo številči strani za vsakega prejemnika posebej. Strani si torej sledijo takole 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3,…

Problem pa se pojavi, če želite prejemnikom zapisati tudi koliko je vseh (njihovih!) strani. V glavnem dokumentu izberete opcijo ‘vstavi število strani’ in potem dokument spojite in dobite sledeče zaporedje: 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, 1/9, 2/9, 3/9, kar je seveda napačno, saj bi morali biti 1/3, 2/3, 3/3 (za prvega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za drugega prejemnika), 1/3, 2/3, 3/3 (za tretjega prejemnika).

Kako rešiti ta problem?

No najprej se moramo vprašati, kako Word doseže originalno številčenje torej dejstvo, da ima vsak prejemnik svoje strani označene od 1 do 3? Preprosto; Word med vsakega prejemnika vstavi sekcijo (več o tem si lahko preberete v temle odgovoru) in lepota sekcij je ravno v tem, da lahko ima vsaka sekcija lastno številčenje. V spojenem dokumentu je torej vsak prejemnik zaprt v lastno sekcijo in kot takšen ima lastno številčenje.

Torej vsak prejemnik ima lastno sekcijo in v kolikor želimo prejemniku povedati koliko je vseh njegovih strani, moramo Wordu zaukazati, da naj izpiše zaporedno številko strani in ob njej ne število vseh strani v dokumentu, temveč število strani v sekciji.

Polje ‘SectionPages’ izpiše število strani v sekciji

Za izpis števila strani je torej v dokument potrebno vstaviti polje, ki bo Word-u zaukazalo, naj izpiše število vseh strani v sekciji in ne v celotnem dokumentu. To polje se imenuje ‘SectionPages’ in v Word ga vstavite preprosto tako, da izberete:

  • Word 2003 – (meni) Vstavljanje /Polje
  • Word 2007/2010 – (zavihek) Vstavljaje / (skupina) Hitri deli/ (podmeni) Polje

V obeh primerih se vam odpre spodnje okno, kjer na levi strani poiščete izbor ‘SectionPages’ in potrdite. Na sliki imate z zelenim okvirjem označene tudi opcije s pomočjo katerih lahko spremenite izged številke v dokumentu.


Tako; s tem ste dosegli, da ima vsak prejemnik liste oštevilčene natanko tako kot jih pričakuje; torej 1/3, 2/3, 3/3 in ne recimo 1/27, 2/27, 3/ 27 (ali kaj podobnega).

Razbijanje spojenega dokumenta po prejemnikih

V kolikor uporabite programsko kodo za razdelitev dokumentov pa vam za nič izmed naštetega ni potrebno skrbeti, saj vam slednja vaš spojeni dokument razbije in za vsakega prejemnika izdela njegov lasten dokument, kar pomeni, da bo številčenje v vsakem primeru pravilno saj ima vsak prejemnik lasten dokument in zatorej lastno številčenje :)!

PDF dokumenti v Office 2003

S prihodom MS Pisarne 2007 se je MS odločil tudi za neposredno podporo PDF dokumentov. To pomeni, da lahko v Wordu (Excelu…) izdelate PDF dokument preprosto tako, da izberete opcijo Shrani kot PDF preprosto izdelate PDF dokument.

Problem pa je seveda v dejstvu, da Word in Excel (pred verzijo 2003) ne znata izdelati PDF dokumentov… In kaj sedaj?

Profesionalna rešitev

Dobro; seveda obstaja prava, profesionalna in seveda zelo draga rešitev, kjer kupite program Adobe Acrobat in z njim izdelujete profesionalne PDF dokumente iz poljubnega programa ter s poljubnimi nastavitvami, opcijami…

Definitivno zlata opcija a na žalost zlata tudi v denarju.

Zastonj obvoz

V kolikor ne potrebujete ravno 1001 opcije PDF dokumentov, temveč želite izdelati PDF dokument, ki ga lahko pošljete komurkoli in ga bo slednji lahko neovirano bral in natisnil pa lahko posežete po zastonjski rešitvi.

Kako deluje zastonj obvoz?

Rešitev je znana že mnogo let in v tem času jo je ponudilo tudi mnogo podjetij. Ideja pa je v tem, da na vaš računalnik namestite navidezen tiskalnik (to je torej tiskalnik, ki v resnici ne obstaja, le vaš računalnik misli, da je tam 🙂 ). Ta navidezni tiskalnik pa ne tiska na papir, temveč tiska v PDF dokument. Izhod tiskalnika torej ni list papirja temveč PDF dokument.

Kot je vidno na sliki s to rešitvijo dobite še celo več kot vam nudi MS Pisarna 2007 (2010), zato jo lahko uporabite četudi že imate »nov« Word oz. Excel. S pomočjo navideznega tiskalnika lahko namreč natisnete PDF dokument iz poljubnega programa, ki zna tiskati.

Preprosto v programu izberete opcijo Tiskaj in kot tiskalnik izberite navidezni PDF tiskalnik. V tem trenutku vas bodo Okna vprašala za ime datoteke in po pritisku gumba OK vas bo na disku čakala nova PDF datoteka z izbrano vsebino.

Kako do navideznega PDF tiskalnika

Kot rečeno že v uvodu je takšne programske opreme kar nekaj in spodaj vam podajam nekatere povezave do nagrajenih programov (vsi omenjeni so dobili nagrade različnih računalniških revij in je praktično vseeno katerega izberete):

mRačuni 2003 in PDF dokumenti

mRačuni v verziji 2003 ne znajo izdelovati PDF dokumentov in zatorej lahko uporabite omenjen obvoz ter vsak račun natisnete na takšen virtualni tiskalnik ter s tem dobite PDF obliko računa natanko tako kot vam to nudi program mRačuni v verziji 2007 oz. 2010.

Vodni žig v Excelu

Vodnega žiga (to je tekst (ali slika!) v ozadju vsake strani, ki podaja pomembno informacijo) v Excelu še zmeraj nismo dočakali – pa bi ga večkrat potrebovali.

V Excelu recimo tiskamo cenike in vsakem podjetju se cene spreminjajo, včasih hitro, drugič počasneje a še huje je, ko izpis samo testiramo. Uporabnikom želimo ponuditi lep in uporaben cenik zato pač testiramo različne opcije in tako natisnemo različne cenike… A kaj ko vsi niso namenjeni kupcem in danes, ko vsi iščejo samo svoje pravice, lahko naletite na kupca, ki najde takšen cenik in zahteva izdelek po ceni, ki je napisana na tistem ceniku – cena pa je napačna – testna!

A ni vse izgubljeno!

Relativno preprosto pa tudi v Excelu dosežemo, da se na vsak list izpiše (izriše) poseben »vodni žig« in se s tem rešimo mnogih problemov:


Rešitev pa je preprosto v tem, da v poljubnem programu – lahko tudi v navadnem Risarju, ki ga dobimo z Okni – narišemo sliko v kateri napišemo tekst, ki ga želimo v ozadju ali pa narišemo sliko, ki jo želimo v ozadju. Ne pozabite pa, da morate to sliko (tekst) dovolj osvetliti, da bo res lepo sedla v ozadje, in da se bo prava vsebina videla skozi!

Ko imate torej sliko narisano, jo preprosto dodate v zaglavje lista in s tem dosežete, da bo Excel to sliko izrisal v ozadju povsem vsakega lista.

Postopek

  1. (Excel 2003) Izberete Datoteka/Priprava strani in odpre se novo okno(Excel 2010) Na zavihku ‘Postavitev strani’, kliknite na gumbek pri opciji ‘Priprava strani’
  2. Na novem oknu izberete zavihek Glava/Noga
  3. Kliknete gumb ‘Glava po meri’
  4. Odločite se ali želite sliko bolj levo, desno ali na sredini
  5. Iz nabora gumbov kliknete predzadnji gumb (slika gore s soncem v ozadju) in odpre se novo okno v katerem poiščite vašo sliko in jo izberite
  6. Vse skupaj potrdite!

Pohitrimo Word

Ob oblikovanju diplomskih nalog se včasih srečam z nalogami, ki imajo velikoooo slik. Včasih celo toliko, da Wordova datoteka zasede po 20MB in komaj sede v poštni nabiralnik. A to ni problem, ki ga želim izpostaviti danes.

Problem dokumentov z veliko slikami, še bolj pa dokumentov z velikimi slikami, je v času njihovega nalaganja oz. času ga potrebujete da se po takšnem dokumentu sprehajate. Ko greste preko strani s slikami traja, da jih Word izriše in to zna biti moteče.

V kolikor ste se slik nagledali je uporabno, da v času urejanja teksta slike preprosto izklopite, in Word bo “magično” hitrejši. Torej Wordu zaukažete, naj slik ne prikazuje.

Word 2003

Izberite menu Orodja/Možnosti in odpre se vam novo okno, kjer se postavite na zavihek ‘Pogled’, ter tam VKLJUČITE opcijo ‘Ograde za slike’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Risbe’.

Word 2007 in naprej

Izberete Office gumb oz. zavihek Datoteka in tam gumb ‘Wordove možnosti‘ . Odpre se novo okno, kjer na levi strani izberite opcijo Dodatno in pod sekcijo ‘Prikaži vsebino dokumenta’ VKLJUČITE opcijo ‘Prikaži ograde slik’, ter IZKLJUČITE opcijo ‘Na zaslonu prikaži risbe in polja z besedilom’


Oblikovanje celic v Excelu – kode za datum in čas

V enem izmed prejšnjih prispevkov smo si ogledali kako lahko v Excelu definirate lasten izgled podatkov v celicah. V omenjenem prispevku pa smo se omejili samo na določanje oblike numeričnih podatkov.

Seveda pa pozna Excel tudi posebne kode za oblikovanje datumov in časov in v tem prispevku si bomo zatorej ogledali slednje.

Oblikovni znaki za datume in čase

Tabela oblikovnih znakov za datume:

Znak Pomen
m Izpiše mesec brez vodilne ničle, torej 1 do 12
mm Izpiše mesec z vodilno ničlo, torej 01 do 12
mmm Izpiše tričrkovno okrajšavo za mesec, torej jan do dec
mmmm
 Izpiše ime meseca januar do december
d
 Izpiše dan v mesecu brez vodilne ničle, torej 1 to 31
dd
 Izpiše dan v mesecu z vodilno ničlo, torej 01 to 31
ddd
 Izpiše tričrkovno okrajšavo za dan v tednu(!), torej pon do ned
dddd
 Izpiše dan v tednu(!), torej ponedeljek do nedelja
yy
 Izpiše dvomestno leto (torej brez 20 iz 19 spredaj)
yyyy
 Izpiše vse 4 cifre v letu

Tabela oblikovnih znakov za čase:

Znak Pomen
s Sekunde brez vodilnih ničel 0 do 59
ss Sekunde z vodilnimi ničlami 00 do 59
m Minute brez vodilnih ničel 0 do 59
mm
 Minute z vodilnimi ničlami 00 do 59
h
 Ure brez vodilnih ničel 0 do 23
hh
 Ure z vodilnimi ničlami 00 do 23

Primeri

Ker je razlaga suhoparna sem vam spet pripravil datoteko, kjer se lahko po mili volji igrate z nastavitvami … 🙂

<datoteka s primeri>

Oblikovanje celic v Excelu – kode za tekst

V enem izmed prejšnjih prispevkov smo si ogledali kako lahko v Excelu definirate lasten izgled podatkov v celicah. V omenjenem prispevku pa smo se omejili samo na določanje oblike numeričnih podatkov.

Seveda pa pozna Excel tudi posebne kode za oblikovanje teksta in v tem prispevku si bomo zatorej ogledali slednje.

Oblikovni znaki za besedilo

Tabela znakov za oblikovanje besedila:

Znak Pomen
$ + / – ( ) : presledek Ti znaki se izpišejo na mestu, kjer so zapisani
\<znak> Vsem preostalim znakom (torej znakom, ki niso napisani zgoraj) je potrebno dodati predpono \ ali pa jih zapreti med dvojna narekovaja, kot je prikazano spodaj
“besedilo” Izpiše se besedilo
*
 Ta koda zapiše znak, ki ji sledi tolikokrat, da zapolni celotno širino celice (zelo uporabno!)
@ Izpiše vsebino kot tekst

Primeri

Ker je razlaga suhoparna sem vam spet pripravil datoteko, kjer se lahko po mili volji igrate z nastavitvami … 🙂

<datoteka s primeri>

Oblikovanje celic v Excelu – numerične kode

Kot sem omenil že večkrat, pozna Excel samo številke in črke oz. besede. In v odvisnosti od oblike lahko neko številko prikažemo kot število, kot procent, kot datum ali kot…

Excel ima mnogo vnaprej pripravljenih oblik celic (formatov) in ti resnično zadoščajo za večino potreb, a včasih bi želeli kaj posebnega in v teh primerih moramo pač poseči po lastni obliki celic.

V pričujočem blogu vam bom predstavil kako lahko v Excelu oblikujete številke, čez dan ali dva pa bom prikazal še oblikovanje:

  • teksta
  • datumov, časov
  • in prav posebne kode (uporaba slednjih pa je že mnogo let dokaj nesmiselna, saj jih je zamenjalo pogojno oblikovanje!)

Kako do lastne oblike celic

V verzijah Excelov pred 2007 izberete menijsko opcijo Oblika/Celice, v Excelu 2007 in novejših pa na zavihku Osnovno samo razširite okvirček Število:


 V vsakem primeru se vam prikaže isto okno:

V prikazanem oknu izberete opcijo ‘Po meri‘ in vnesete novo obliko celic

Osnovna oblika

Excel loči 4 oblike: obliko za pozitivna števila, obliko za negativna števila, obliko ničel in obliko teksta. Ker je vse skupaj potrebno zapisati v eno vrstico, Excel posamezne elemente loči s podpičjem:

[pozitivna št.];[negativna št.];[ničle];[besedilo]

Oblikovni znaki za števila

Tabela oblikovnih znakov za števila:

Znak Pomen
0 (ničla) Ograda za cifro. Če na tem mestu ni cifre se izpiše 0
# Ograda za cifro. Če na tem mestu ni cifre se ne izpiše nič
? Ograda za cifro. Če na tem mestu ni cifre se izpiše presledek
. (pika) Oznaka za decimalno vejico. Da res vejico ? – mora sicer biti pika, a v SLO Excelu se bo na tem mestu prikazala vejica
% Odstotek. Excel pomnoži število s 100 in doda oznako za procent (%)
, (vejica) Ločilo tisočic. Mora biti vejica, v SLO Excelu jo seveda nadomesti pika
E+ E- e+ e- Oznaka za znanstveno notacijo.

Primeri

Četudi se vseskupaj zdi zapleteno, pa bo skozi primere vidno, da je prav preprosto. Naložite si pripeto datoteko in se igrajte … 🙂

<datoteka s primeri>